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2015/03/31
【条件が一致するセルの個数を数える】
エクセルのシートにある入力した数字や記号を数えるというケースは結構あると思います。
例えば、○や Ｘの数、何かの数を数える場合に便利な方法がありますのでご紹介します。
関数を使います。
例えば、○の数をかぞえてみます。
方法は次のとおりです。
１．今から使うのは全部半角で、セルに 「=COUNTIF(A1:A5,"○")
」 といれます。
２．これで、セル範囲、A1から A5の中にある○の数を数えます。
セル範囲を変更するのであれば、「A1:A5」 の箇所を変更します。
数えるものを変更するのであれば、○の部分を例えば、Ｘに変更します。
○の部分を数字や漢字にかえても構いません。
たとえ漢字でもカウントしてくれます。
＜補足説明＞
セルにまず半角の ” = ” を入れるのは、関数等を使う計算式であることの印です。
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2014/03/30
【元に戻す】
通常 「編集」 の 「元に戻す」 を実行すれば、
先ほど実行した操作を一つ戻って取り消すことができますが、複数の操作を元に戻す方法があります。
インストールしたての時点で、
既にある 「標準」 ツールバーの 「元に戻す」 ボタンの 「▼」 部分をクリックします。
この中から、戻したい時点を選べば元に戻すことができます。
このリスト表示された中から選びます。
なお、記録される操作履歴は最高で 16までなので、それ以前の状態に戻すことはできません。
もっとも、もっと簡単な方法としては、「Ctrl」 キーと 「Z」 キーを同時に何度も押すことでも、
さかのぼって操作を取り消すことができます。
また、もし、「標準」 ツールバーに 「戻す」 のアイコンがない場合は、次の方法で追加します。
１．メニュー 「ツール」→「ユーザー設定」 を選択します。
２．左のウインドウで、「編集」 を選ぶと、コマンドウインドウに元に戻すのアイコンが現れます。
３．そのアイコンをツールバーにドラッグします。
これでツールバーに 「元に戻す」 ボタンが追加されます。
＜Excel 2007＞
・ 「クイックアクセスツールバー」 の ( 元に戻す ) をクリックします。
「Ctrl」 キーを押しながら 「Z」 キーを押すこともできます。
・ 一度に複数の操作を元に戻すには、
「元に戻す」 の横にある矢印をクリックし、リストから元に戻す操作を選択します。
次に、リスト自体をクリックします。
・ セルや数式バーに入力した内容を、「Enter」 キーを押す前に取り消すには、「Esc」
キーを押します。
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2015/03/29
【乗数を表示する】
英文で、入力することもできますが ・・・・。
専門のフォントを使うことができます。
立法メートルや平方メートルのような単位を表示させることができます。
方法は次のとおりです。
１．セルに 「ｍ3」 と入力後、「3」 部分のみ範囲選択します。
２．メニュー 「書式」→「セル」 をクリックします。
３．「セルの書式設定」 画面で 「フォント」 タブを開き、
「文字飾り」 欄の 「上付き」 にチェックをつけ、「OK」ボタンをクリックします。
ただし、例えは、平米であれば、平米といれて変換するとしっかり 「ｍ２」
になります。
参考までに、この手の変換は、
他にリットル、電話、印などで変換するとそれに相当する記号に変換することができます。
ただし、これらは、機種依存文字になりますので、一般に配布する場合は、注意が必要です。
例えば、Machintoshのパソコンなどの場合です。
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2015/03/28
【ファイルにパスワード付で保存する ( office共通 ) 】
ファイルにパスワードを付けて保存することができます。
誰でも見られては困る書類があると思います。
エクセルファイルもパスワードをつけることができます。
パスワードが分からないと閲覧や編集ができないため、
他の人に見せたくない書類を配布したり、メールで送信してしまっても、
内容が漏れる心配がありませんので安心して配布できます。
使い方は次のとおりです。
１．ファイルを保存する際に 「名前を付けて保存」 を選びます。
２．「名前を付けて保存」 ダイアログが開いたら、「ツール」→「全般オプション」
を選びます。
３．「セキュリティ」 ダイアログが開くので 「読み取り」 と 「書き込み」
パスワードをそれぞれ設定します。
４．パスワードの確認ダイアログが開きます。
先ほどダイアログに入力したパスワードをもう一度入力します。
「OK」 をクリックするとパスワード付きのファイルが保存できます。
５．ファイルを開こうとすると、このダイアログが現れてパスワードの入力が要求されます。
パスワードを正しく入力しなければファイルを開くことができません。
＜Excel 2007＞
１．( Officeボタン ) をクリックし、「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．「ツール」 の 「全般オプション」 をクリックします。
３．次のいずれか、または両方の操作を行います。
・ 校閲者がパスワードを入力しないとブックを表示できないようにするには、
「読み取りパスワード」 ボックスにパスワードを入力します。
・ 校閲者がパスワードを入力しないとブックに変更を保存できないようにするには、
「書き込みパスワード」 ボックスにパスワードを入力します。
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2015/03/27
【セルに分数を入力する】
エクセルで分数を入力しようと思って 「１/３」 と入力した場合、
これを日付と判断し、「１月３日」 と表示されてしまいます。
分数を表示するには、次の手順で操作します。
１．分数表示にするセル ( セル範囲 ) を選択し、メニューバー 「書式」→「セル」
をクリックします。
右クリックで 「セルの書式設定」 を選択しても 「OK」
２．「セルの書式設定」 画面で 「表示形式」 タブを開き、
次の設定を行った後、「OK」 ボタンをクリックします。
「分類」 欄 ・・・ 「分数」 を選択。
「種類」 欄 ・・・ 任意の表示形式を選択。
３. 分数の前に 「0」 とスペース ( 半角 ) を付けて入力すると、分数表示されます。
例： 「0 1/3」 →「1/3」
最新のエクセルでは、「0 1/3」 と入れるだけで、自動的に書式も分数になるバージョンもあります。
とても簡単ですので、活用ください。
手元のエクセル2002 だとできました。
半角で、0スペース 1/3です。
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 書式 → セルの書式
＜Excel 2010＞
「挿入」 タブ →「数式」
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2015/03/25
【Ｏｆｆｉｃｅのショートカットバーを表示する】
Windowsのタスクバーとは別に Microsoft Officeをインストールすると Officeのショートカットバー、
( Excel/Wordおよびその他のアプリケーションのショートカットボタンを設置できる ) を
Windowsのデスクトップに次の方法で配置することができます。
普通 Officeをインストールした直後は、画面にあるはずですが、
なんらかの理由で消えてしまった場合は、次の方法で再表示することができます。
方法は次のとおりです。
１．「スタート」→「プログラム」→「Microsoftツール」→「MicrosoftOffice」
ツールバーをクリックします。
２．今後、ツールバーを表示するにチェックをいれます。
なお、そのツールバーの任意の場所で、右クリック、
→ 「ユーザー設定」 でいろいろ、そのツールバーの設定をすることができます。
デスクトップにショートカットを貼り付けるより、
このバーに貼り付けると Windowsのタスクバー同様に自動的に隠すことができるので便利です。
なお、設置したけど、邪魔だ、なくしたいという場合は、Ｏｆｆｉｃｅショートカットバーを右クリック、
→ 「Microsoftショートカットバーの終了」 をクリックします。
これで、このショートカットバーは出てきません。
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2015/03/23
【応答しないアプリケーションを回復する】
エクセルに限らずどの Microsoft Officeでも使えますが、
この方法で、エクセルが調子悪いときに修復できる可能性があります。
方法は次のとおりです。
１．Windows の 「スタート」 ボタンをクリックし、「プログラム」 をポイント。
２．「MicrosoftOfficeツール」 をポイントして 「MicrosoftOfficeアプリケーションの回復」
をクリック。
３．「アプリケーション」 ボックスで、応答していないアプリケーションまたは文書をクリックします。
４．作業中のファイルを回復するには、「アプリケーションの回復」 をクリックします。
５．アプリケーションを閉じるには、「アプリケーションの終了」 をクリックします。
Microsoftに送ったエラー情報は、新製品での問題回避に活かされるとのことです。
「エラー報告を送信する」、 または 「送信しない」 のどちらかをクリックしてください。
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2015/03/21
【グラフの数値軸目盛を変更する】
軸の目盛の値、値の間隔、他の軸との交点などは、目盛によって決まります。
軸の書式を変更する前に変更する軸を表示します。
方法は次のとおりです。
１．グラフがワークシートに埋め込まれている場合は、グラフをダブルクリックします。
( ちょうど目盛のところをクリックするようになっているバージョンもあります
)
グラフシートの場合は、グラフシートのシート見出しをクリックします。
( グラフの外枠を右クリックするバージョンもあります )
２．数値軸をダブルクリックします。
３．「目盛」 タブをクリックします。
４．必要なオプションを設定します。
【グラフで予測する】
近似曲線の追加データを元に今後の将来性を予測することができます。
近似曲線をグラフに追加して表示することができます。
方法は次のとおりです。
１．メニュー 「グラフ」→「近似曲線の追加」 をクリック。
２．「近似曲線の追加」 ダイアログ →「種類」 タブで近似曲線を選択。
３．「近似曲線の追加」 ダイアログ →「OK」 ボタンをクリック。
なお、「オプション」 タブを開くとさらに細かい設定が可能です。
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2015/03/20
【音声読み上げ機能を使う】
Excel2002から、ワークシートのデータをパソコンが読み上げてくれる便利な機能が搭載されました。
たった一人でシートを校正する場合には便利かもしれません。
数字も日本語もローマ字も一応読んでくれます。
日本語の読みは、100％正しくは読んでくれませんが、数字は間違いなく読んでくれます。
この機能を使うには、次の手順に従います。
１．「ツール」 から「音声」→「読み上げツールバーの表示」 をクリックし、
「読み上げ」 ツールバーを表示させます。
２．ツールバーは、左から 「セルの読み上げ」、「読み上げの停止」、「行ごと」、「列ごと」、
「Enterキーを押した時に読み上げる」 のコマンドが配置されています。
３．データを読み上げるセル範囲を選択し、読み上げ方向を決めます。
方向は横方向 ( 行ごと ) と縦方向 ( 列ごと ) があるので選択します。
４．「セルの読み上げ」 をクリックすれば、指定したとおり読み上げてくれます。
なお、作業中に入力したデータをそのつど読み上げさせることも可能です。
「Enterキーを押した時に読み上げる」 をクリックしておけば、
データ入力をし、「Enter」 キーを押すと、そのセルに入力したデータが読み上げられます。
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2015/03/19
【グラフの表示形式を変更する】
１．グラフがワークシートに埋め込まれている場合は、グラフをダブルクリックします。
グラフシートの場合は、グラフシートのシート見出しをクリックします。
( グラフの外枠を右クリックするバージョンもあります )
２．目盛と目盛ラベルの書式を設定するには、軸をダブルクリックします。
同じ系列のデータラベルの書式を一括して設定するには、データ ラベルをダブルクリックします。
1つのデータ ラベルの書式を設定するには、
データラベルをクリックして同じ系列のデータラベルを選択し、
もう一度クリックして目的のデータラベルを選択し、選択したデータラベルをダブルクリックします。
近似曲線ラベルの書式を設定するには、近似曲線ラベルをダブルクリックします。
３．「表示形式」 タブをクリックします。
４．必要なオプションを設定します。
グラフで値を変更すると、グラフとワークシートの間のリンクの設定が解除されることがあります。
リンクを設定し直すには、「シートとリンクする」 チェックボックスを
「オン」 にします。
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2015/03/18
【グラフの種類を変更する】
2-Dグラフでは、データ系列、グラフ種類グループ、またはグラフ全体のグラフの種類を変更できます。
3-Dグラフでは、グラフ全体のグラフの種類だけを変更できます。
方法は次のとおりです。
１．グラフがワークシートに埋め込まれている場合は、グラフをダブルクリックします。
グラフシートの場合は、グラフシートのシート見出しをクリックします。
( グラフの外枠を右クリックするバージョンもあります。
グラフにマウスポインタを置いて、右クリックすれば、よいバージョンもあります
)
２．データ系列のグラフの種類を変更するには、データ系列を選択します。
グラフ種類グループやグラフ全体のグラフの種類を変更する場合は、
データ系列を選択する必要はありません。
３．「書式」 メニューの 「グラフの種類」 をクリックします。
４．「変更の対象」 の変更する対象を選択します。
５．「表示」 の 「2-D」 または 「3-D」 をクリックします。
６．目的のグラフの種類をクリックします。
なお、3Dグラフは、見る角度も調整できます。
角度をかえるとわかりやすいグラフになる場合もあります。
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2015/03/15
【グラフを保護する】
他の人に配布するとか、グラフを変更されたくない場合は、変更禁止にすることができます。
「ツール」 メニューの 「保護」 コマンドを使うと、グラフを変更されないようにできます。
埋め込みグラフの場合は、ワークシートの他のオブジェクトと同じ方法で保護します。
グラフシートの場合は、グラフシートだけまたはブック全体を保護します。
保護を解除するには、グラフを保護したときに設定したパスワードが必要になってきます。
会議で配布されたグラフなどで、編集できない場合がありますが、
このように、グラフの編集ができない場合は、グラフが保護されていることが考えられます。
【セルの背景に影を付ける】 ＜NEW12＞
選択した範囲のセルに影を付けることができます。
方法は次のとおりです。
１．メニューの 「表示」→「ツールバー」→「図形描画」 をクリックして
「図形描画」 のツールバーを表示します。
２．影を付けたいセルの範囲をマウスでドラッグして選択します。
３．「図形描画」 ツールバーの 「影付きスタイル」 ボタンをクリックします。
４．表示されたリストから好みの影をクリックしてください。
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2015/03/13
【隣接しない複数のセル範囲を選択してグラフを作成する】
隣接しない、離れ離れの複数のセル範囲のデータからグラフを作成できます。
複数のセル範囲のデータを合わせたときに、全体が四角形になるようにします。
方法は次のとおりです。
１．グラフにプロットする項目やデータ系列が入力された最初のセル範囲を選択します。
２．「Ctrl」 キーを押しながら、追加するセル範囲を選択します。
３．「挿入」 メニューの 「グラフ」 をポイントし、
「埋め込みグラフ」 または、「新規グラフ シート」 をクリックします。
”「Ctrl」 キーを押しながら” がポイントです。
ドラッグしたり、「Shift」 キーを押しながらの場合は、連続したセルや行や列です。
＜Excel 2007＞
挿入 → グラフ
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2015/03/12
【複数のセルに同じデータを入力】
よくエクセルのシートの複数のセルに同じデータを入力することがあります。
例えば、住所で県名など、連続していれば、コピーで事足りますが、
離れたセルにある場合は、コピーするのもいささか煩雑です。
そこで、複数のセルに同じデータを入力する方法をご紹介します。
Excelのワークシートでは、「Ctrl」 キーを押しながらクリックしていくと、
離れた位置にあるセルを複数選択できます。
その状態で文字を入力すると、最後に選択したセルだけに入力されますが、
選択したすべてのセルに同じデータを入力したい場合は、以下の手順で行います。
１．「Ctrl」 キーを押しながらクリックして、入力したいセルを選択します。
２．この状態で文字を入力して 「Enter」 キーを押すと、最後に選択したセルだけに文字が入力されます。
３．複数のセルを選択した状態で文字を入力し、
「Ctrl」 キーを押しながら 「Enter」 キーを押すと、選択したすべてのセルに文字が入力されます。
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2015/03/11
【グラフシートの表示方法を変更する】
グラフシートをウィンドウのサイズに合わせると、グラフはウィンドウ全体に表示されます。
ウィンドウ全体に表示すると、任意に倍率を変更できなくなりますが、
グラフの内容は確認しやすくなります。
グラフのサイズをウィンドウに関係なく変更するには、「表示」 メニューの
「ズーム」 コマンドを使います。
グラフを印刷するときのレイアウトも確認できます。
方法は次のとおりです。
１．グラフシートのシート見出しをクリックします。
２．「表示」 メニューの 「ウィンドウに合わせてサイズ変更」 をクリックします。
意外とお使いになってないのではないかと思います。
かなり、大きくなって見やすくなります。
なお、全画面表示とは意味が違います。
【ファンクションキーを使ったショートカット ３】 ＜NEW12＞
＜Alt＋Shift＋ファンクションキーの組合せ＞
・ 「Alt」＋「Shift」＋「F1」
→ 新規ワークシートを追加する。
・ 「Alt」＋「Shift」＋「F2」
→ 上書き保存する。
・ 「Alt」＋「Shift」＋「F4」
→ エクセルを終了する。
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2015/03/09
【ワークシートにグラフを埋め込む】
ワークシート内にグラフを埋め込んで、表とグラフが同時に見えるようにします。
方法は次のとおりです。
１．グラフを作成するデータや文字列が入力された行や列を選択します。
２．ワークシートでグラフの位置やサイズを設定するには、設定する場所をマウスポインタでドラッグ、
( マウスのボタンを押したまま選びたいセルの上を引っ張っていく ) します。
３．「メニューの挿入」→「グラフ」 を選択します。
４．グラフウィザードの指示に従います。
基本的には、上記要領で簡単にグラフは作成できますが、
エクセルのバージョンによって、特にグラフ作成は、若干操作方法が異なっております。
同じページにオブジェクトとしてグラフを作る場合と、別シートにグラフ専用シートをつくることも可能です。
正方形のグラフを作成するには、十字にグラフの絵が付いた形のポインタでドラッグする場合、
→ 「Shift」 キーを押しながらドラッグします。
＜Excel 2007＞
挿入 → グラフ
＜Excel 2010＞
挿入 → グラフ
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2015/03/08
【クリップアートを使う ＜office共通＞ 】
Office Onlineでクリップアートをネットを通じてダウンロードして利用すれば、
クリップアートを世界中から利用することができます。
外国の Office Onlineを探してみると国内以上に豊富なイラストを利用することができます。
１．作業ウィンドウの 「Microsoft Office Onlineに接続する」 をクリックします。
２．Microsoft Office Onlineのインターネットのページが開いたら、
「ワールドワイド」→「Officeワールドワイド」 をクリックします。
３．例えば、「米国」 をクリックします。
４．アメリカの Office Onlineにつながります。
左側のメニューより 「Clip Art and Media」 をクリックします。
５．クリップアートのページが開いたら、探したいコンテンツの種類を選びます。
６．探したいクリップ アートの種類を英単語で入力して検索します。
７．クリップ アートが表示されたら、
そのクリップアートを使用するには使用許諾に同意しなければなりません。
使用したいクリップアートにチェックをいれます。
８．左側のメニューに Download 1 itemが表示されますので、クリックします。
９．使用許諾の内容を確認して、同意します。
１０．使用許諾に同意すれば、そのまま画面にドラッグ＆ドロップして利用することができます。
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2015/03/07
【グラフを作成する】
グラフをワークシートのデータの隣に表示するには、ワークシートに埋め込みグラフを作成します。
グラフをブック内の他のシートに表示するには、グラフシートを作成します。
埋め込みグラフおよびグラフ シートは、
グラフを作成する元になるワークシートのデータ範囲との間にリンクを設定され、
ワークシートのデータを変更すると自動的に更新されます。
隣接しない複数のセル範囲のデータからもグラフを作成できます。
複数のセル範囲のデータを合わせたときに、全体が四角形になるようにします。
また、ビボットテーブルからもグラフを作成できます。
グラフシートをすばやく作成するには、
項目名やデータ系列名を含めてグラフにプロットするデータを選択し、「F11」
キーを押します。
あっという間にグラフができてとても便利です。
選択したデータからグラフを自動的に作成できない場合は、グラフウィザードが起動します。
選択範囲を作成するのは、「Shift」 キーを押しながら任意のセルを選んで生きます。
離れたセルを選択する場合は、「Ctrl」 キーを押しながら選びます。
＜Excel 2007＞
挿入 → グラフ
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2015/03/06
【ショートカットを使ってセルを削除する】
セル内の文字や書式だけでなく、セルそのものを削除することができます。
たとえば、一覧表から特定のセルの情報を削除する場合、
セル内のデータだけを削除すると空白のセルが残ってしまいますが、
セルそのものを削除すると周囲のセルが移動してその空白が埋められます。
キーボードを使って、ワークシートからセルそのものを削除する方法をご紹介します。
方法は次のとおりです。
「Ctrl」 キーを押しながら 「-」 ( マイナス記号 ) キーを押します。
セルを削除してできた空白を埋めるように、周囲のセルが移動します。
「Delete」 キーや 「BackSpace」 キーを使った操作とは結果が違ってきます。
「Delete」 キーや、「BackSpace」 キーを押すと、
セルの内容が削除されるだけで、セルそのものは削除されません。
セルが残ってしまって邪魔になる場合は、上記で削除します。
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2015/03/05
【セル範囲に名前を付ける】
セルに名前をつけるのは、一つのセルだけでなく複数のセル、セル範囲にも名前をつけることができます。
方法は次のとおりです。
１．名前を指定するセル、セル範囲、または隣接しないセル範囲を選択します。
２．数式バーの左横にある 「名前ボックス」 をクリックします。
３．名前を入力します。
４．「Enter」 キーを押します。
セル範囲は、連続した範囲でなくても、離れた範囲でも可能です。
【ワークシート内の数式の同じセル参照に同じ名前を貼り付ける】
方法は次のとおりです。
１．「挿入」 メニューの 「名前」 をポイントし、「引用」 をクリックします。
２．「名前」 ボックスの引用する名前をクリックします。
メニューにも入ってますが、意外と使われてないと思います。
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2015/03/03
【セルに名前を付ける】
無味乾燥な A1とか B2ではなくて、セルに名前をつけてわかりやすくすることができます。
方法は次のとおりです。
１．名前を指定するセル、セル範囲、または隣接しない複数のセル範囲を選択します。
２．数式バーの左隣にある 「名前」 ボックスをクリックします。
３．名前を入力します。
ワークシートの既存の行見出しまたは列見出しを使って名前を作成できます。
行見出しまたは列見出しを含むセル範囲を選択し、
「挿入」 メニューの 「名前」 をポイントして、「作成」 をクリックします。
セルに名前を付けておくと、そのセルを参照する時にとても便利です！
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【オブジェクトを印刷しない】 ＜NEW12＞
シートに配置したテキストボックスや画像などのオブジェクトを印刷しないようにする方法です。
方法は次のとおりです。
１．印刷しないオブジェクトを右クリックします。
２．表示されたリストから 「テキストボックスの書式設定」 をクリックします。
( テキストボックスの場合 )
３．設定画面の 「オプション」 タブを開きます。
４．「オブジェクトを印刷する」 のチェックを外します。
５．「OK」 ボタンを押して完了です。
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2015/03/02
【数式や定数に名前を付ける】
数式や定数は、同じようなものばかりで、区別しにくく、わかりづらく、
紛らわしいので名前をつけてミスを防止することができます。
方法は次のとおりです。
１．「挿入」 メニューの 「名前」 をポイントし、「定義」 をクリックする。
２．数式や定数 ( 利率などの固定値 ) に名前を指定できます。
数式や値に、"売上高"、"利益" など、
その内容を表す名前を指定すると、ブック内で効率的に数式や値を使用できます。
３．複雑な数式を作成するときも、名前を付けた短い数式で構成すると、簡単に指定できます。
数式バーの左側に名前が表示されます。
合計等は一目瞭然ですが、複雑な数式の場合つけていると便利です。
＜Excel 2007＞
数式 → 名前の管理
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2015/03/01
【数式にワークシート関数を挿入する】
関数は、初心者の人にとってもちょっととっつきにくいと思います。
そこで、関数を使うのに簡単な方法があります。
方法は次のとおりです。
１．数式の先頭に関数を貼り付ける場合は、数式を入力するセルを選択します。
２．数式の先頭以外の位置に関数を貼り付ける場合は、関数を挿入する位置をクリックします。
３．「挿入」 メニューの 「関数」 をクリックします。
４．「分類」 ボックスの関数の分類をクリックします。
５．「関数名」 ボックスの関数名をクリックします。
６．「次へ」 をクリックします。
７．引数のボックスに、値、参照、名前、数式、または他の関数を設定します。
初心者の方やどんな関数があるかわからない場合はおすすめです。
＜Excel 2007＞
数式 → 関数の挿入
＜Excel 2010＞
数式タブ → 関数ライブラリです。
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