情報通信発信局【快適net】
Excel 2016年 6月版


セルの数字に単位をつける
グラフ内に画像を入れる <NEW 2012>
ワークシート全体を非表示にする
用紙の中心に印刷する
複数のセルに同じデータを入力
直前の操作を繰り返す (office共通)
1枚の用紙に収めて印刷する
数値を入力したセルだけを選択する
同じ列のデータをドロップダウンリストで表示
セルのデータを隠す
キーボードのみでシートを移動する <NEW 2012>
グラフでの差を目立たせる
データを並び替える
セルに素早く入力
リストから選んで入力 <NEW 2012>
簡易印刷と白黒印刷
ウォッチウィンドウとは
エクセルからのメールソフトの起動
保存するのフォルダーを指定する
フィルタ機能でデータを抽出する
計算式を置換する
複数のシートに同じデータを入力する
特殊な便利なデータの移動方法

名前ボックスとは
名前ボックスで印刷範囲を設定する
名前ボックスで簡単にセル移動する

リストからの選択
シートの背景に画像を表示する
分数の入力 <NEW12>


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2016/06/29
【シートの背景に画像を表示する】

 シートの背景に画像を挿入する事が出来ます。


 プレゼンテーションの場合や、少し雰囲気を変えて見る時に使ってみて下さい。

 但し、シートの文字が黒で、背景も黒っぽいと見辛くなりますのでご注意下さい。



 方法は次の通りです。


 1.「書式」 メニューから 「シート」→「背景」 と選択します。

 2.「シートの背景」 ダイアログが表示されます。

 3.背景として使いたい画像を選択して、「挿入」 ボタンをクリックします。


 挿入した背景を削除したい時は、

 先ほどと同じ手順、「書式」 メニューから 「シート」→「背景の削除」 の順で選択します。



 <Excel 2007>

  ページレイアウト → ページ設定 → 背景




【分数の入力】 <NEW12>

 「1/2」 などの値を日付では無く数値の分数として入力します。


 セルに 「1」、「/ (スラッシュ) 」、「2」 と入力すると、日付と判定されて、

 自動的にその年の 1月2日として表示されてしまいます。

 「2分の1」 という分数として入力したい場合は、

 先頭に 「0」 を入力、スペースを開けてから 「1/2」 と入力します。


 これで、表示は 「1/2」 のままで有り、「0.5」 を意味する値になります。

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2016/06/27
【名前ボックスで簡単にセル移動する】

 シートの左上、数式バーの左隣に 「名前ボックス」 と言うのが有ります。


 「A1」 とか 「B2」 等のセルの番地が表示されている欄です。

 これを使って、とても簡単にセルを移動させる事が出来ますので、下記の通りご紹介します。



 尚、無い場合は、メニューの表示で、数式バーにチェックを入れて見て下さい。


 1.「名前ボックス」 をクリックします。

 2.移動したいセルの番地を入力するだけです。


 特に離れたセルの場合、そのセル番号を控えて置けば、沢山スクロールをしなくて済みます。

 スクロールを 2回以上するので有れば、これの方がセルを迅速に移動する事が出来ます。

 お試し下さい。




【リストからの選択】

 リスト形式のデータ入力には、便利な機能が有ります。


 入力中に右クリックすると表示される 「リストからの選択」 も同じデータを入力するのに便利な機能です。


 方法は次の通りです。


 1.データ入力時に右クリックするとメニュー内に 「リストからの選択」 が有ります。

 2.これをクリックすると既に入力されたデータが一覧表示されます。

 3.クリックで選択すればそのまま入力出来ます。


 既に入力されたデータでなければ表示されませんが、

 同じデータを入力しなければならないような場合は便利な機能です。

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2016/06/26
【名前ボックスとは】

 数式バーの左側には、アクティブセルの位置を表示する名前ボックスが有ります。


 名前ボックスで出来る事は次の通りです。


  ・ セル番地を直接入力する事で、入力したセルにジャンプする事も出来ます。

  ・ 名前ボックスに 「文字」 を入力すると、セルに名前を付ける事が出来ます。

  ・ 名前ボックスの 「▼」 を押す事で、名前付きセルの位置にもジャンプ出来ます。




【名前ボックスで印刷範囲を設定する】


 「メニュー」 のファイル、→「印刷範囲設定」 でも、同様の事は出来ますが、

 数式バーに有る 「名前ボックス」 でセル範囲に名前を入れて、印刷範囲を設定する方法が有ります。

 この方法も簡単で便利なので、一度利用下さい。



 方法は次の通りです。


 1.印刷範囲を設定したいセル範囲を選択します。

 2.エクセルの画面の左上の 「A1」 とか、

   セルの番号が書いて有る数式バーに有る 「名前」 ボックスに、「Print_Area」 と入力します。


 これで、「Print_Area」 と入力された部分だけが印刷されます。

 尚、この設定はファイル自体が記憶していますので、

 次回ファイルを開いた場合も同じように印刷する事が出来ます。

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2016/06/25
【特殊な便利なデータの移動方法】


 データの移動で、一番簡単なものは、

 選択したセルをそのまま移動したいセル迄ドラッグ&ドロップする方法か、

  → 「切り取り」→「貼り付け」 だと思いますが、

 これらの方法では、移動先のセルでは前に入っていたデータが貼り付け後上書きされて消えてしまいます。



 移動先のデータを上書きするのでは無く、そのまま残して置いて、

 データが入ったセルを挿入したい時に使う方法を下記の通りご紹介します。


 1.データを移動させたいセルを選択します。

 2.「Shift」 キーを押しながら、選択したセルを移動先へドラッグ&ドロップします。


 これだけで、移動先に選択したセルが挿入され、

 前のデータは消えずに挿入したセルの分だけ位置がズレます。

 尚、「Shift」 キーと 「Ctrl」 キーを同時に押しながら、ドラッグ&ドロップすると、

 コピー元のデータがそのまま残ってコピー先にもデータが挿入されます。

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2016/06/23
【複数のシートに同じデータを入力する】

 エクセルには、通常は起動した時点で複数のシートが有ります。


 そのシートに、同じデータを一回の入力で、全部に入力する方法をご紹介します。


 1.「Shift」 キー、もしくは 「Ctrl」 キーを押しながらデータを入力したい全てのシートのシートタブ (見出し)、

   初期設定では、ワークシートの下部のシート名、「Sheet」 と言う文字の有る場所をクリックします。


 2.入力する全てのシートを選択したら、

   画面に表示されているシートのセルに、一枚のシートに入力するようにデータを入力します。


 これで、複数のシートに同一のデータが入力されます。

 「Shift」 キーと、「Ctrl」 キーの違いですが、「Shift」 キーは連続したシートを選ぶ事が出来ます。

 「Ctrl」 キーは、連続しないシートを選ぶ時に使います。

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2016/06/22
【計算式を置換する】


 セルに計算式を作ったものの計算をする対象のセルの番地が替わったなどの場合、

 例えば、A1+B1が、A1+C1に替わった場合で、

 式が複雑なものや、式の数が多い場合には、置換を使うと便利です。

 置換機能が使えるのは文字列ばかりでは無く、

 計算式で使用しているセルのアドレスを検索の対象として、

 尚且つ計算式そのものも置換する事が出来ます。



 方法は次の通りです。


 1.「編集」 メニューの 「置換」 を選択して、「置換」 ダイアログボックスを開きます。

 2.例えば上の例で有れば、

   「検索する文字列」 に 「B1」、「置換後の文字列」 に 「C1」 と指定して実行します。


 これで、計算式内の B1を C1に全て置き換える事が出来ます。



 <Excel 2007>

  ホーム → 検索と置換

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2016/06/21
【フィルタ機能でデータを抽出する】

 データ内の項目で自動的にデータを絞り込む 「フィルタ」 機能をご紹介します。


 とても簡単なので、データの並び替えで整理して探すより遥かに速く抽出する事が出来ます。


 方法は次の通りです。


 1.まず使用する表を範囲指定します。

 2.「データ」 メニューの 「フィルタ」→「オートフィルタ」 と選択して下さい。

 3.表の項目欄に 「▼」 ボタンが表示されます。

   これをクリックすると、その列に入力されている項目が表示されます。

   探したい条件の有るセルをクリックします。


 これで、探したい項目のみ抽出されます。

 この 「フィルタ」 機能ですが、抽出した後で、元の状態に戻す事が出来ます。

 「データ」 メニューの 「フィルタ」 を選択します。

 「オートフィルタ」 の所にチェックが入っていますので、これを選択します。

 チェックが外れて、表が元の状態に戻ります。



 <Excel 2007>

  データ → フィルタ


 <Excel 2010>

  データタブ → フィルタ

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2016/06/19
【保存するのフォルダーを指定する】

 初期設定では、エクセルのブックを保存する場所は、マイドキュメントになっていると思います。


 開く時も、マイドキュメントが開くようになっています。

 所が、人によってはマイドキュメント以外に保存したり、読み込んだりする方が便利な事が有ると思います。

 そのような場合、この保存先を変更する事が出来ます。



 このフォルダーの設定を変える方法は次の通りです。


 1.「ツール」 から 「オプション」 をクリックして 「全般」 タブを開きます。

 2.カレントフォルダー名 (D) の入力枠が有ります。

   パス名を保存したいパスに名に変えます。

   もっとも、保存先のフォルダーは予め先に作って置く必要が有ります。



 <Excel 2007>

  左上のオフィスマーク → 下の方の 「Excelのオプション」→「保存」

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2016/06/18
【エクセルからのメールソフトの起動】

 エクセルのシートから直接メールソフトを起動する事が出来ます。


 例えば、エクセルのワークシート上にアドレス帳を作っても、

 メールアドレスを登録して置けば、そこからダイレクトにメ−ラーを呼び出してメールを送る事が出来ます。

 ハイパーリンクを利用します。



 ハイパーリンクを設定して置けば、セルをクリックするだけで Outlook Expressが起動します。


 1.アドレスをセルに入力します。

 2.「挿入」 メニューの 「ハイパーリンク」 をクリック。

 3.「ハイパーリンクの挿入」 ダイアログボックスの 「リンク先」 で、

   一番下の 「電子メールアドレス」 をクリックします。


 4.「電子メールアドレス」 ボックスに送信先のメールアドレスを入力します。

   「件名」 に入力した文字列はメールソフトが起動された、時自動的にメールのタイトルに設定されます。


 尚、ハイパーリンクを解除したい時は、

 「ハイパーリンクの挿入」 ダイアログボックスを開いて 「リンクの解除」 ボタンをクリックします。


 <Excel 2007>

  挿入 → リンク → ハイパーリンク

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2016/06/17
【簡易印刷と白黒印刷】

 「簡易印刷」 は罫線や色や設定した書式などを省いて印刷されます。


 「白黒印刷」 は、カラーで設定した書式も白黒で印刷します。

 何れも、テスト等で有れば、通常の印刷よりも時間短縮、特にインクの節減になります。



 使い方は次の通りです。


 1.「ファイル」 メニューの 「ページ設定」 を選択します。

 2.「ページ設定」 ダイアログが表示されたら、「シート」 タブを選択します。

 3.「印刷」 という欄が有り 「簡易印刷」、「白黒印刷」 が有ります。

   使いたい方にチェックを入れば、後は 「OK」 ボタンをクリックします。


 後は、通常の印刷をします。



 <Excel 2007>

  ページレイアウト → ページ設定


 <Excel 2010>

  「ファイル」 タブ →「印刷」




【ウォッチウィンドウとは】

 Excel 2002からウォッチウィンドウの機能が付きました。


 シートに沢山の計算式が入力されている場合、式を一覧で確認したいと言った事が有ると思います。

 そんな場合、ウォッチウィンドウを使えばそれが可能になります。

 まず、計算式全部を確認するには、ジャンプ機能で数式を指定します。



 方法は次の通りです。


 1.数式を選択後、「表示」→「ツールバー」→「ウォッチ」 ウィンドウをクリックします。

 2.表示されたウィンドウの右上にある 「ウォッチ式の追加」 をクリックし、

   更に表示される追加のボックスで 「追加」 をクリックします。

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2016/06/16
【セルに素早く入力】

 セルにデータを迅速に入力する為の入力補完機能を使います。


 リスト入力機能を使うと、同じ列に入力済みの文字データをリストに表示して、

 ここから選択入力する事が出来ます。



 方法は次の通りです。


 1.入力するセルを右クリックし、ショートカットメニューから、

   「リストから選択 (K) 」、 もしくは 「ドロップダウンリストから選択」 を選択します。


 2.表示されたリストから入力したいデータを選択リスト内には、

   同じ列で入力されている文字データが表示されます。

   但し、数値データーは表示されません。




【リストから選んで入力】 <NEW12>

 同じ列に入力済みの文字は、リストから選んで入力出来ます。


 エクセルの標準設定では、「オートコンプリート」 機能が働くので、

 同じ列に入力済みのデータと同じ文字を入力し始めると、入力候補が表示されます。

 それで良ければ、「Enter」 キーを押して確定します。

 又、同じ列に入力済みのデータと同じ文字を入力するなら、

 「Alt」 キーを押しながら 「↓」 キーを押せば、リストが表示されます。

 更に 「↓」 キーを押し、リストから入力したい項目を選びます。

 そして、「Enter」 キーを押せばセルにデータを入力出来ます。

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2016/06/15
【データを並び替える】


 エクセルで、最も良く使う機能で、ご存知の方も多数いらっしゃると思いますが、

 名前名簿を年齢順に並べたり、郵便番号順に並べたりするデータの並べ替えをご紹介します。

 行単位でデータを並べ替える方法です。



 次の方法で行います。


 1.データの並び替えをするデータの有る列を選択して置きます。

 2.メニューの 「データ」→「並べ替え」 を選びます。

 3.優先されるキーを選びます。

   タイトル行が有る場合は、下のタイトル行をチェックして置きます。

   データばかりの表の場合は、データにチェックが入っている状態で 「OK」 です。


 4.「昇順で並び替え」、「降順で並び替え」 のボタンをクリックする。


 尚、データの並べ替えは残念ながら行単位となります。

 列単位の並べ替えは出来ません。


 但し、Excel 2007の場合、

  → 「データ」→「並べ替え」→「オプション」→「列単位」 にチェックで出来ます。



 <Excel 2007>

  データ → 並び替えとフィルタ


 <Excel 2010>

  メニューの 「データ」 のタブ →「並べ替え」

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2016/06/13
【グラフでの差を目立たせる】

 いざグラフを作ってみたが、差が少なすぎる等で、よく差が分からない。


 ほとんど差が出て無いと言う事は有りませんでしょうか?

 そんな時、目盛りを少し変更して、グラフの見せ方を変えると、

 僅かな差だったものが、はっきり見えて来たりします。

 グラフは目盛の設定次第で、見え方が大きく変わって来ます。

 特に、最小値を大きく設定すると、大きく差が付いたように見えます。

 逆にゼロに指定すると、グラフ全体が見えて微妙な差が分かり辛くなったりします。



 目盛の調整方法を知っていると、グラフが思い通りに見せられるようになります。


 1.目盛を変更するには、目盛のある数値軸を右クリックして 「軸の書式設定」 を選択します。

 2.ダイアログが開きます。

   「目盛」 タブを選択し、「最小値」 のチェックを外してデータを変えれば、

   グラフの見え方が大きく変わります。

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2016/06/11
【セルのデータを隠す】

 セルの数式やデータは、そのセルを選択した時に数式バーへ表示されます。


 ところが、特に数式などは見せたくない場合が有ると思います。


 そんな時、次の方法で表示しなくする事が出来ます。


 1.数式を非表示にするセルを選ぶ。

 2.右クリックで 「セルの書式設定」 を選ぶ。

 3.「セルの書式設定」 で 「保護」 タブを選ぶ。

 4.「表示しない」 にチェックを入れて 「OK」 をクリック。

 5.「ツール」 メニューから 「保護」→「シートの保護」 を選ぶ。

 6.「シートの保護」 が表示。


 パスワード欄には、パスワードを入力してもしなくても 「OK」 です。

 注意!5番のシートの保護をしないと 「表示しない」 になりません。




【キーボードのみでシートを移動する】 <NEW12>

 一般的に、シート移動時にはマウスを使いますが、キーボードでも操作する事が出来ます。


  → 「Ctrl」+「PageUp/PageDown」 を押します。


 これで、マウスを使わなくとも、前後のシートに移動出来ます。

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2016/06/10
【同じ列のデータをドロップダウンリストで表示】


 エクセルで、数字では無く、

 言葉を入力する時、同じシートの中で同じ言葉を使う事は結構有ると思います。

 そんな時、「オートコンプリート機能」 を使うと、

 先頭の文字を入力するだけで同じ列に入力されている言葉が自動的に変換候補として表示されます。

 同じ列に入力されている言葉をドロップダウンリストで表示させ、入力を簡単にします。



 ドロップダウンリストを使う方法は次の通りです。


 1.ドロップダウンリストを表示するセルを選択します。

 2.「データ」 メニューの 「入力規則」 をクリックし、「設定」 タブをクリックします。

 3.「入力値の種類」 ボックスの 「リスト」 をクリックします。

 4.リストが同じワークシート上に有る場合は、「元の値」 ボックスにリストへの参照を入力します。

   リストで、ドロップダウンしたい文字列が入っているセルを選択します。


 5.リストが同じワークシート上にない場合は、「元の値」 ボックスにリストの名前を入力します。

 6.参照又は名前の前に、等号 (=) が入力されている事を確認します。

 7.「ドロップダウンリストから選択する」 チェックボックスがオンになっている事を確認します。

 8.空白セルを許可するかどうかを指定するには、

   「空白を無視する」 チェックボックスをオン又はオフにします。

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2016/06/09
【数値を入力したセルだけを選択する】

 おそらく、一般的なシートは数値と計算式が混在していると思います。


 計算式はそのままにして置いて、入力した数値だけ消したいと言う時が有ると思います。

 そんな時どうされていますでしょうか?

 計算式だけ残して、入力した数値データだけを消去する方法を紹介します。



 数値データが入力されたセルだけを選択する機能を利用します。


 1.処理するセル範囲選択する。

 2.メニューから 「編集」、「ジャンプ」 を選択する。

 3.「ジャンプ」 画面が表示されるので 「セル選択」 をクリック。

 4.「選択オプション」 画面が表示されたら 「定数」 にチェックをいれます。

 5.「数式」 の 「数値」 のチェックだけを残し、

   「文字」、「論理値」、「エラー値」 のチェックを外して、「OK」 をクリックします。


 これで数値データだけが選択されるので、

 後は 「Delete」 キーで削除すれば数値データだけが削除出来ます。

 もし、「数式」 を選べば、数式の入力されたセルだけが選択されます。

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2016/06/07
【1枚の用紙に収めて印刷する】

 印刷の時、読めるのであれば、出来るだけ 1枚に収めて印刷したいと思われると思います。


 一枚に収まるのに、何枚にも印刷するのは紙代がもったいないですし、

 そんな時に便利な方法をご紹介します。



 1枚に収めて印刷する方法は次の通りです。


 1.シートの印刷したい範囲を指定する。

 2.「ファイル」 メニューの 「ページ設定」 を選択する。

 3.ダイアログが表示されたら 「ページ」 タブを開く。

 4.「次のページ数に合わせて印刷」 の項目にチェックを入れて、

   その横にある 「横」、「縦」 の欄に 「1」 を入力します。

   (ここがポイントです)


 5.「OK」 ボタンをクリックします。


 これで 1枚に収まるように自動的に縮小率を計算され設定されます。


 <Excel 2007>

  ページレイアウト → ページ設定

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2016/06/06
【直前の操作を繰り返す (office共通) 】

 同じ操作を何度も繰り返すという作業は結構あると思います。


 そんな時、どうされていますでしょうか?

 そんな時に使うと、とても便利な方法が有ります。

 この方法を使うと、たった今実行した直前の操作を繰り返す事が出来ます。



 方法は、次の通りです。


 同じ作業を続けてする時、ある操作を繰り返す時には、「F4」 キーを使うととても便利です。

 「F4」 キーを押すと、直前に行った操作が再度実行されます。

 書式を設定、例えばセルに色をつけたり、罫線を引いたり、

 ドキュメント内にファイルや画像を挿入した直後に、「F4」 キーを押すとその操作が繰り返されます。

 複雑な書式を繰り返し設定する場合は、「書式のコピー/貼り付け」 ボタンの方が適していますが、

 シンプルな操作 1つだけを繰り返すような場合には、「F4」 キーの方が手っ取り早くて便利です。


 便利です是非お試しください。

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2016/06/05
【複数のセルに同じデータを入力】

 連続したセルではなく、バラバラのセルに同じデータを入れるケースと言うのは有りませんでしょうか?


 そんな時、離れているからと一揆に入力は出来ないと思い込んで諦めてはいませんでしょうか?

 このように、複数のセルに同じ数字を入力したい場合、一気に全部入れてしまう方法をご紹介します。



 方法は次の通りです。


 1.入力するセルを選択します。

   隣接していない離れたセルを選択する時は、「Ctrl」 キーを押しながらセルをクリックしていきます。


 2.入力するセルを選択した状態で一つのセルに値を入力します。

 3.「Ctrl」 と 「Enter」 ボタンを同時に押します。


 ポイントは、「Ctrl」 を必ず同時に押して下さい。

 押さないと全部に入力はされません。

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2016/06/04
【用紙の中心に印刷する】


 エクセルの印刷で、印刷する時、

 中々左右や上下の余白が綺麗に揃わなくて困った経験は有りませんでしょうか?。

 用紙の中心に綺麗にエクセルのシートを印刷するテクニックをご紹介します。



 方法は次の通りです。


 1.印刷範囲を指定した後、「ファイル」 メニューの 「印刷プレビュー」 を選択する。

 2.「設定」 ボタンをクリックしてダイアログを表示させる。

 3.「余白」 タブを開く。

 4.「ページ設定」 の画面の下部にある 「水平」 にチェックマークをつけて、

    → 「OK」 ボタンをクリックすると用紙の左右に同じ幅の余白が出来ます。


 5.同じく、「垂直」 にチェックマークをつけて 「OK」 ボタンをクリックすると、

   用紙の上下に同じ幅の余白が出来ます。


 6.「水平」、「垂直」 両方にチェックすると、用紙の中央に印刷する設定になります。


 勿論、好みで、「水平」、「垂直」 の片方だけでも良いと思います。



 <Excel 2007>

  ページレイアウト → ページ設定


 <Excel 2010>

  「ファイル」 タブ →「印刷」

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2016/06/03
【ワークシート全体を非表示にする】

 ワークシート全体を非表示にする事が出来ます。


 ワークシートを非表示にすると、画面に表示されるシートの数を少なくしたり、

 大事なワークシートの内容を誤って変更してしまうのを防げます。

 こうしてシートを非表示にすると、画面上からシートは見えなくなりますが、

 ブックからシートそのものがなくなる訳では有りません。

 例えば、見積書などで、お客さんの目に入る値段情報で有れば、

 値段だけは見せるようにして置いて、計算方法のシートは、非表示にするような時に使えます。



 方法は次の通りです。


 1.非表示にするシートを選択します。

 2.「書式」→「シート」→「表示しない」 をクリックします。

 3.非表示にしたシートを再び表示するには、

    →「書式」→「シート」→「再表示」 を選び、表示したいシートを選択します。


 但し、ブックが保護されている場合は、ワークシートを非表示に出来ません。



 <Excel 2007>

  ホーム → セル → 書式

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2016/06/01
【セルの数字に単位をつける】

 セルに入力した数値の後に、単位 (円、$、m2等) を表示させる方法です。


 例えば、円を入れたい場合で有れば次の手順で設定します。


 1.単位を表示したいセルを範囲指定します。

 2.「書式」 メニューから 「セル」、もしくは右クリックで 「セルの書式設定」 を選択します。

 3.表示された 「セルの書式設定」 から 「表示形式」 タブを開きます。

 4.画面左側、「分類」 でユーザー定義を選択します。

 5.画面右側種類の入力欄に 「0 “円”」 と、円以外は半角で入力します。

 6.「OK」 をクリックします。


 この設定で、選択したセルに数字を入力すると、

 数字の後ろに 「円」 という文字が自動的に表示されます。




【グラフ内に画像を入れる】 <NEW12>

 グラフエリア内には簡単に画像を挿入する事が出来ます。


 方法は次の通りです。


 1.グラフエリアを選択します。

 2.(パソコン内の画像を入れる場合)

    → 「挿入」→「図」→「ファイル」 から、


 3.画像を選択します。

 4.図を適当な位置へドラッグして動かします。

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