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2016/07/31
【エクセルファイルを HTMLへ】
エクセルのファイルを、
インターネットで閲覧出来るファイル形式で有る HTMLに変換する事が出来ます。
方法は次の通りです。
メニューの 「ファイル」 の 「Webページとして保存」 を選択します。
これで、現在表示中のシート 1枚目のみを html (インターネット) 形式で保存出来ます。
エクセルから開けば、元のファイルと同じ状態で開けます。
ダブルクリックして、ブラウザから開けば見たままの表示が再現されます。
尚、細かな書式等が HTMLに変換すると失われる可能性が有るので、
必ずエクセル形式でバックアップを取ってから変換した方が良いかも知れません。
【表を画面最大に表示する】 ＜NEW12＞
小さな表を、簡単に画面一杯に表示する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．表の範囲をマウスで選択します。
２．「表示」→「ズーム」 を選択します。
もしくは、ズームボタン 「▼」 をクリックします。
３．倍率を選択します。
もしくは、リストから 「選択範囲」 をクリックします。
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2016/07/29
【テキストファイルを取り込む (インポートする) 】
エクセルはエクセルのファイルだけで無く、
メモ帳などのテキスト形式のファイルも読み込む事が出来ます。
エクセル以外のファイル形式のファイルを取り込む事を、インポートと言います。
方法は次の通りです。
１．「ファイル」 メニューの 「開く」 をクリックします。
２．「ファイル名」 ボックスに取り込むテキストファイル名を入力します。
３．「開く」 をクリックします。
４．画面に表示される指示に従って、文字列を複数の列に分割する方法を指定します。
尚、マイクロソフト社製のアプリケーション以外のファイルで読み込みが出来ない場合、
一旦、そのアプリケーションでテキスト形式で出力してから、
上記のように、エクセルに取り込めば、出来なかった取り込みも出来るようになります。
大概のアプリケーションは、テキスト形式で出力出来ます。
＜Excel 2007＞
１．(MicrosoftOfficeボタン) をクリックし 「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．上記の要領で、取り込むテキストファイル名を入力します。
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2016/07/27
【別のアプリケーションのファイル形式で保存する】
エクセルのファイルは、エクセルで読み書き出来る他、
他のファイル形式で保存すれば、他のアプリケーションでも読み書きする事が出来ます。
この事を一般的にエクスポートと言います。
方法は次の通りです。
１．「ファイル」 メニューの 「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．「ファイル名」 ボックスに、ドキュメント名を入力します。
３．「ファイルの種類」 ボックスで、保存するファイル形式をクリックします。
４．「保存」 をクリックします。
汎用的な、CSV、テキスト形式を選ぶと、
他社製のデータベース等に読み込む事が可能になる事が多いです。
テキスト形式にすれば、ワープロで編集可能になります。
＜Excel 2007＞
１．(Microsoft Officeボタン) をクリックし 「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．上記の要領で、ファイル形式を選択します。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「開く」
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2016/07/25
【ブックを保存する】
ブックを最初に保存する場合は、
名前を付けて保存する場所としてパソコンのハードディスクやフロッピーなどの場所を指定します。
一旦ブックを保存すると、
次回からは保存するたびに最新の変更内容に更新されますのでご注意下さい。
１．ファイル形式
古いバージョンのエクセルがインストールされている場合、
エクセルの最新のバージョン形式だと読めないケースが有ります。
古いバージョンを使ってる可能性の有るユーザーにも配布する場合は、
極端な場合は、エクセル95 等の古いバージョン形式で保存して置けば開け無い可能性は低くなります。
開け無いと言うトラブルが少なくなります。
＊ 下位バージョンのファイルは、どのバージョンでも読めます。
２．ファイルサイズが大きくなり、読み込み書き込みが遅い多くの原因は、
「図形オブジェクト」 を多く貼り付けている事によるケースが有ります。
図形などのオブジェクトを出来るだけ減らすようにすれば、ファイルサイズは小さくなります。
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2016/07/23
【読み取り専用を解除】
エクセルでの操作では無くて、
Windowsでのファイル操作で読み取り専用になってしまって編集出来無い場合が時々有ります。
読み取り専用ファイルを読み書き可能にするには次の手順で操作します。
方法は次の通りです。
１．Windows の 「スタート」 メニューから、
「プログラム」→「アクセサリ」→「エクスプローラ」 をクリックします。
２．「エクスプローラ」 で、
目的のファイルが保存されているドライブ、又はフォルダを開きファイルの名前をクリックします。
３．「ファイル」 メニューの 「プロパティ」 をクリックします。
４．「全般」 タブをクリックします。
５．「読み取り専用」 チェックボックスをオフにします。
【オートカルク機能】 ＜NEW12＞
エクセルは、計算式を使わずに数値の合計を表示させる事が出来ます。
数字が入った幾つかのセルを選択すると、
「オートカルク」 機能で、画面下のステータスバーにその合計が表示されるようになっています。
又、オートカルクの個所を右クリックしてメニューを開くと、
合計以外の計算方法も選べるようになっています。
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2016/07/21
【ブックにパスワードを設定する】
１．読み取りパスワードを設定する
「ファイル」 メニューの、「名前を付けて保存」 をクリックします。
「ツール」 メニューの、「全般オプション」 をクリックします。
「読み取りパスワード」 ボックスにパスワードを入力し、「OK」 をクリックします。
「パスワードをもう一度入力してください」 ボックスに、
もう一度パスワードを入力し、「OK」 をクリックします。
「保存」 をクリックします。
２．書き込みパスワードを設定する
「書き込みパスワード」 ボックスにパスワードを入力し、「OK」 をクリックします。
「パスワードをもう一度入力してください」 ボックスに、
もう一度パスワードを入力し、「OK」 をクリックします。
「保存」 をクリックします。
但し、パスワードで保護されたブックをバインダーに追加すると、
パスワードが無効になり、ブックの保護が解除されます。
ブックをバインダーに追加する時にパスワードの入力を要求するメッセージが表示されますが、
ブックを追加するとパスワードは無効になります。
＜Excel 2007＞
１．(Microsoft Office ボタン) をクリックし 「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．「ツール」 の 「全般オプション」 をクリックします。
３．次のいずれか、又は両方の操作を行います。
校閲者がパスワードを入力しないとブックを表示出来無いようにするには、
「読み取りパスワード」 ボックスにパスワードを入力します。
校閲者がパスワードを入力しないとブックに変更を保存出来無いようにするには、
「書き込みパスワード」 ボックスにパスワードを入力します。
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2016/07/20
【複数のセルに名前を付ける】
以前にもご説明しましたが、セルに名前を付ける事が出来ます。
セルに名前を付けて置くと、計算式がとても分かりやすくなります。
方法は次の通りです。
１．ひとつのセルに名前をつけるのは、とても簡単です。
左上に有る名前ボックスに直接名前を入れます。
２．連続した範囲に複数の名前を付ける。
「名前」→「作成」 コマンドを使います。
例えば、左列に、あか、き、あお、みどり
右列に、10、20、30、40
という表であれば、「挿入」→「名前」→「作成」 を選択して、
「左側列」 を選べば、10から 40のデータに 「あかからみどり」 と言うセルの名前が自動で付きます。
どんなに大きな表で、データが多く有っても自動で名前を付ける事が出来ます。
元々、左にデータの名称を入れる事が出来て、
しかもこの方法で、セルに名前が付ける事が出来きるので、とても便利です。
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2016/07/19
【新規ブックを作成する】
「ファイル」 メニューの 「新規作成」 をクリックします。
＜Excel 2007＞
左上のオフィスアイコンをクリック 「新規作成」 を選択します。
新規に空白のブックを作成するには 「標準」 タブをクリックし、「ブック」
アイコンをクリックします。
テンプレートを基にブックを作成するには 「計算書」 タブをクリックし、
使用するテンプレートのアイコンをクリックします。
テンプレートとは、新規に作成するワークシートのひな形です。
テンプレートファイルには、データと書式情報の両方が保存されています。
テンプレートファイルを使えば、ワークシートの作成の時間を短縮出来ます。
又、１つのテンプレートファイルの利用で、書類に統一したレイアウトが出来ます。
エクセルの全てのブックは、テンプレートとして使用出来ます。
エクセルのインストールを行うと、
「Office」 フォルダと 「Template」 フォルダが、「MicrosoftOffice」 フォルダに作成されます。
この 「Template」 フォルダに含まれているエクセルブックは、
テンプレート形式であるかどうかにかかわらず、
「新規作成」 コマンドによって作成する新規ブックの元となります。
「Template」 フォルダのブックは、「新規作成」ダイアログボックスの「標準」タブに表示されます。
「標準」 タブに表示されるブックを開くと、
そのブック自体が開くのではなく、ブックのコピーが作成され開きます。
テンプレートは、オリジナルの保護機能がある訳です。
テンプレートの作成方法は、次の通りです
１．「ファイル」 メニューの 「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．「ファイルの種類」 ボックスの 「テンプレート (*.xlt) 」 をクリックします。
３．「保存先」 ボックスのテンプレートを保存するフォルダをクリックします。
→ 「Templates」 フォルダをクリックします。
４．「ファイル名」 ボックスにファイル名を入力し、「保存」 をクリックし、
→ 「ファイル」 メニューの 「閉じる」 をクリックします。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「新規作成」
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2016/07/17
【開いたファイルの一覧の表示と非表示を切り替える】
「ツール」 メニューの 「オプション」 をクリックし、「全般」 タブをクリックします。
「 [ファイル] メニューに編集履歴を表示する」 チェックボックスのオンとオフを切り替えます。
表示するファイル数を変える事も出来ます。
尚、バージョンによっては、
「最近使用したファイルの一覧」 と記載されている場合も有りますが、機能は同じです。
同じく、表示するファイル数を変える事も出来ます。
この機能をオンにして、編集した履歴が出ると、
他人が見た場合秘密のファイルの場合が分かってしまいます。
そうでない場合は、頻繁に使うので有れば便利ですが、各人の用途によってこれを変更します。
＜Excel 2007＞
１．左上の 「オフィスアイコン」 をクリック。
２．右側に 「最近使用したドキュメント」 が表示されます。
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2016/07/16
【コメントを印刷する】
Excel 2003以降には、セルに注釈が付けられるコメント機能が有ります。
これを使うと、セルの内容に補足が加えられる為、ちょっとしたメモを付ける時などにとても便利です。
コメントはセルに入力された内容ではない為、通常の手順で印刷されません。
印刷するには次の方法を用います。
１．まず、セルにコメントを追加してみます。
セルを選択して 「挿入」 メニューから 「コメント」 を選択します。
２．表示された枠内にコメントを入力します。
３．コメントは通常、セルの右上に三角の印が表示されるだけですが、
マウスを乗せると内容が表示されます。
このまま印刷してもコメントは印刷されません。
４．コメントを印刷する為には、
まず 「表示」 メニューから 「コメント」 を選び、全てのコメントが常に表示されるようにします。
５．「ファイル」 メニューから 「ページ設定」 をクリックします。
６．「シート」 タブの 「印刷」 で 「コメント」 欄の 「画面表示イメージ」
を選択して、「OK」 をクリックします。
７．コメントが他のセルを隠してしまう場合はドラッグで移動して置きます。
８．印刷するとコメントも印刷されるようになります。
＜Excel 2007＞
１．セルをポイントして、右クリック、
２．メニューから 「コメント挿入」 を選択します。
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2016/07/15
【エクセルを起動すると、いつも同じファイルを開く】
「XLStart」 フォルダ と言うフォルダが有ります。
たとえば、
C:\program files\Microsoft Office2000\Office10\XLStart に任意のファイルを入れて置きます。
＜Excel 2007＞
C:\program files\Microsoft Office\Office12\XLStart
この 「XLStart」 と言う名前のフォルダにファイルを保存すると、
エクセルを起動する時に、「XLStart」 フォルダのファイルは自動的に開きます。
又、「代替え起動フォルダ」 を指定する事で、
エクセルの起動時に、「XLStart」 フォルダ以外のフォルダに有るファイルを開く事が出来ます。
「ツール」→「オプション」 で、「全般」 タブをクリックし、
「XLStart代替えフォルダ名」 テキストボックスに、フォルダのフルパス名が入っていると、
そのフォルダに有るファイルが自動的に開きます。
XLStartの場所は、お持ちの Excelのバージョンによって異なりますので、OSから検索等でお調べ下さい。
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2016/07/14
【他のシートに簡単にセルを移動する】
同一のシートにコピーする場合は、簡単にコピー出来ますが、
他のシートと言う事になると、
一旦クリップボードにコピーしてからで無いと出来ないと思われてませんでしょうか？
他のシートでもドラッグ＆ドロップでセルを移動させる事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．「Alt」 キーを押しながら、カーソルが十字 (＋) になった状態にします。
２．シートの下の方のシート名の所に持って行きます。
３．別のシートの画面になるので、任意の場所にドラッグ＆ドロップします。
もし、シートがコピーしたいシートでなければ、
もう一度、シート名の所に持って行ってシートを選択し直せば 「OK」 です。
【 「Tab」 キーを使う】 ＜NEW12＞
データを入力して 「Enter」 キーを押すと、通常はアクティブセルは下へ動きますが、
この時、右横へ動かすには 「Tab」 キーを押します。
左へ動かす場合は、「Shift」＋「Tab」 キーで左へ動かせます。
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2016/07/13
【複数のファイルを開く】
複数の特定のファイルを開いて同時に作業する事が有りますが、
この複数のファイルをグループとして登録して、1度に開くようにする方法が有ります。
１．1度に開きたいブックを全て開きます。
２．メニュー、「ファイル」→「作業状態の保存」 をクリックします。
３．「ファイル名」 ボックスに作業状態ファイルの名前を入力します。
４．「保存」 ボタンをクリックします。
これで保存した作業状態ファイル (拡張子は xlw) を開くと、
登録した複数のブックを作業状態ファイルに保存された時の状態で開く事が出来ます。
複数のファイルを、いつも一度に開いて作業したい場合に重宝します。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「表示」 を押します。
２．「作業状態の保存を」 クリックします。
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2016/07/11
【ファイルを開く】
既にご存知だとは思いますが、メニューの 「ファイル」→「開く」 を選択します。
「ファイルの場所」 ボックスの一覧で、
ドライブ、フォルダ、又はファイル/ブックが保存されているフォルダをダブルクリックします。
フォルダとファイルの一覧に目的のファイルが無い場合は、ファイルを検索する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．「ファイルを開く」 のショートカット
「Ctrl」＋「O」
→ 開く (Open) の 「O」 と覚えましょう
２．フォルダ内で連続しない複数ファイルを選択
1つのファイル名をクリックし、次に 「Ctrl」 キーを押しながら追加するファイル名をクリックする。
３．フォルダ内で連続する複数ファイルを選択
選択するファイルの最初のファイル名をクリックし、
「Shift」 キーを押しながら最後のファイル名をクリックします。
＜Excel 2007＞
１．左上の 「オフィスアイコン」 をクリック。
２．「開く」 を選択します。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「開く」
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2016/07/10
【セルの内容をドラッグだけで消す】
セルの内容を消去するのは、普通は、一つのセルで有れば、そのセルだけ 「Delete」 キーを押し、
複数のセルで有れば、複数セルを選択して消しますが、
マウスで操作している時で有れば、わざわざキーボードを使わずにマウスだけで操作する事が出来ます。
マウスからキーボードに持ち替える必要が無いので便利だと思います。
マウスのドラッグだけでセルの内容を消去する方法をご紹介します。
方法は次の通りです。
１．内容を消去したいセルを選択すると、
右下のコーナーにマウスを合わせてカーソルが十字型に変化します。
２．その状態でセル内の左上に向かってドラッグするとセルがグレーになります。
３．マウスボタンを放すとセルの内容が消去されます。
４．この方法は 1つのセルだけで無く、複数のセルに対しても同様に行う事が出来ます。
グレー状態になるようにドラッグしてマウスを離します。
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2016/07/09
【ファイルを作成する】
どんなアプリケーションでも、ファイルと言うものに自分のデータを書き込んでパソコンで処理をします。
(自分の) 新しいファイルを作ります。
「ファイル」 メニューの 「新規作成」 をクリックします。
何も入力されていない新規のブックを作成する場合は、
「標準」 タブをクリックし、ブックのアイコンをダブルクリックします。
１．ファイル名
半角で 215文字、全角では 107文字迄の名前が付けられます。
スラッシュ ( / )、円記号 ( \ )、不等号記号 ( < > )、アスタリスク
( * )、
疑問符 ( ? )、ダブルクォーテーション ( " )、縦棒 ( | )、
コロン ( : )、セミコロン ( ; ) をファイル名の一部に使用する事は出来ません。
２．ファイルのシート数の上限
新規ブックには 255枚迄のシートを用意出来、既存のブックには必要なだけのシートを追加出来ます。
しかし、実際にはその数は使用しているメモリ容量によって制限されます。
空白シートも、一定のディスク容量が消費されます。
新規ブックを作成する場合は、
最初のシート数は少なく、必要に応じてシートを増やして行く方が効率的です。
ブックの使用していないシートを削除する事で、ディスクスペースを節約する事が出来ます。
＜Excel 2007＞
(左上の Officeボタン) → 新規作成
左上の 「オフィスマーク」 をクリックします。
左下の 「作成」 をクリックするだけです。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「新規作成」
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2016/07/07
【バージョンの低いエクセルでも使えるようにする】
新規ブックを作成した場合、初期設定の状態ではそのエクセルの最新バージョンのファイル形式、
(Excel 2004で有ればその形式で) 保存されます。
Excelのバージョンが異なる利用者との共同作業を行う場合は、
バージョンの低い利用者に合わせた、
ファイル形式で保存しなければ読めない人が出て来てしまいます。
低いバージョン形式で保存するには、
「ファイルの種類」 欄で、「Excel97-2000および 5.0/95ブック」 形式で保存します。
但し、ファイルを低いバージョンに変換した場合、
Excel2004で追加された機能やデータの一部が失われる事が有ります。
ご注意ください。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ
【書式のクリア】 ＜NEW12＞
書式を簡単にクリアーする方法です。
設定した書式を簡単に元の書式に戻す事が出来ます。
但し、元に戻るのは書式の 「分類」 で設定した部分だけで、
色や文字のサイズなどの設定はこの方法では元に戻りません。
方法は次の通りです。
１．元に戻したいデータが有るセルをクリックします。
２．「Ctrl」 と 「Shift」 と 「〜」 キーを同時に押します。
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2016/07/06
【表示サイズを素早く拡大/縮小 (office共通) 】
この方法を使えば、ドキュメントの表示サイズを素早く拡大や縮小する事が出来ます。
通常、書類のサイズを変更するのは、ズームとかを使いますが、
この方法を使えば、簡単にしかも手っ取り早く、書類の表示サイズを変更出来ます。
その方法とは次の通りです。
Microsoft IntelliMouseポインティングデバイスを使っている場合は、
マウスの中央に有るボタン (ホイールボタン) を使って、
Officeドキュメントの表示サイズを簡単に拡大/縮小する事が出来ます。
Microsoft IntelliMouseポインティングデバイスを使って表示サイズを変えるには、
→ 「Ctrl」 キーを押しながらホイールボタンを前後に回します。
それだけで、表示サイズが大きくなったり小さくなったりします。
とても簡単な方法ですが、とても便利だと思います。
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2016/07/05
【クリップアートを利用する】
クリップアートを利用して画像や絵柄をシートに挿入します。
勿論、個人的に集めた (作った) 画像も、シートに挿入する事が出来ます。
プレゼンテーションで使う場合や、少し雰囲気を変えたい場合にお試し下さい。
使い方は次の通りです。
１．「挿入」 メニュー、「図」→「クリップアート」 を選択します。
２．シート右側に 「作業ウインドウ」 が開き、そこに検索画面が表示されます。
特にジャンルなどが決まって無い場合は、
検索画面に何も入れずに、「検索」 をクリックすると、色々なクリップアートが出て来ます。
絵をポイントして右クリックすれば、挿入メニューが表れます。
検索するジャンルが決まっている場合は探す場所で、ジャンルを選びます。
＜Excel 2007＞
挿入 → 図
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2016/07/03
【検索機能】
Windowsだけで無くエクセルにも検索が有ります。
エクセルの検索機能は、指定した文字などのデータ (数式も含まれます) が、
シートのどのセルに入力されているかを検索する機能です。
１．検索したいセル範囲を指定する。
２．「編集」 メニューから 「検索」 を選択する。
３．「検索と置換」 ダイアログが開くので 「検索」 タブを開く。
４．「検索する文字列」 に検索したい文字を入力する。
５．「次を検索」 ボタンをクリックする。
これで、該当する文字が入力されたセルへ自動的にジャンプします。
又、この検索では、４．で入力した文字列が、一部でも含まれていれば該当する文字とみなされます。
５．で 「すべての検索」 ボタンをクリックすると、該当するセルの一覧が表示されます。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「ホーム」 を選択。
２．「編集」 の 「検索と選択」 をクリックします。
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2016/07/02
【簡単に罫線を書く】
エクセルで罫線を引く時どうされてますでしょうか？
恐らく長い間、エクセルを使っていらっしゃる方も、
「書式」→「セル」→「罫線」 で引いていらっしゃるのではないでしょうか？
ところが、エクセルバージョン 2002以降では、とても簡単に罫線を引く方法が有ります。
下記の方法でとても簡単に罫線グリッドを作成する事が出来ます。
１．「表示」 メニューから 「ツールバー」→「罫線」 を選びます。
「罫線」 ツールバーが表示されます。
２．ツールバーの 「罫線の作成」 をクリックします。
とても簡単にペイントソフトで、絵を描くように罫線を描いて行けます。
罫線グリッドを作成するには、「Ctrl」 キーを押しながら、ドラッグして下さい。
罫線グリッドを削除するには、「Ctrl」＋「Shift」 キーを押しながらドラッグして下さい。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「ホーム」 を選択。
２．フォントの下の行の中央辺りに有ります。
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2016/07/01
【動画や音楽を挿入する】
エクセルのシートに動画や音楽 ・ サウンドファイルを挿入する事が出来ます。
但し、挿入すると言っても、例えば静止画のように、常に挿入した場所に表示する訳には行きません。
挿入した場所をクリックして、ムービー等を再生する訳です。
挿入するファイルの形式ですが、動画ファイルは、「MPEG」、「AVI」 のものが挿入可能です。
サウンドファイルは、「WAVE」、「MIDI」 が挿入可能です。
しかも、閲覧するパソコンに WindowsMediaPlayerのような、
再生ソフトがインストールされている事が前提になりますのでご注意下さい。
１．シートの動画を挿入する場所をクリックします。
２．「挿入」 メニューから 「オブジェクト」 を選択します。
３．「オブジェクトの挿入」 ダイアログの 「ファイルから」 タブを開いて下さい。
４．「参照」 ボタンをクリックします。
５．挿入するファイルを選択して、「OK」 ボタンをクリック。
プレゼンテーションの場合なら効果が高いかもしれません。
＜Excel 2007＞
挿入 → オブジェクト
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