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2016/08/30
【Excelで使用できるファイル形式】
エクセルで読み書き出来るファイルの一覧です。
これだけのファイルがエクセルで読み書き出来ます。
１．Excelの下位のバージョン
( Windowsの場合 )
Excel ブック (Excel 97-2007) .XLS
Excel テンプレート (Excel 97-2000) .XLT
Excel 作業状態ファイル (Excel 97-2000) .XLW
Excel 97-2000 及び 5.0/95 ブック .XLS
Excel 5.0/95 ブック .XLS
Excel 4.0 ブック.XLW
Excel 4.0 のシート形式 .XLS、.XLC、.XLM
Excel 3.1 形式 .XJS、.XJC、.XJM
Excel 2.x 形式 .XJS、.XJC、.XJM
２．Lotus 1-2-3 のファイル形式
WK4 (*.wk4) Lotus 1-2-3/W、R4、4.01、4J
WK3 (*.wk3)
WK3、FM3 (*.wk3) R3、3.1、3.1Plus、3J、Lotus 1-2-3/W R1、1.1、1.0J、1.1J
WK1 (*.wk1)
WK1、FMT (*.wk1)
WK1、ALL (*.wk1) R2.x
WJ1 (*.wj1) R2J
WJ2 (*.wj2) R2.1J、2.2J、2.3J、2.1JPlus
WJ3、FJ3 (*.wj3) R2.4J
３．テキストファイル形式
テキスト ファイル (Windows、タブ区切り) (*.txt)
テキスト ファイル (Macintosh)
テキスト ファイル (OS/2 又は MS-DOS)
CSV 形式 (Windows、カンマ区切り) (*.csv)
CSV 形式 (Macintosh)
CSV 形式 (OS/2 又は MS-DOS)
DIF 形式 (データ交換形式) (*.dif)
SYLK 形式 (シンボリックリンク形式) (*.slk)
４．他の表計算アプリケーション、及びデータベース
DBF 2、DBF 3、
DBF 4 (*.dbf) DBASE II、III、及び IV
WQ1 (*.wq1) Quattro Pro (DOS)
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2016/08/28
【Officeバインダー (office共通) 】
(OfficeXPにはバインダーは付属していませんが、開く事は出来ます)
Officeバインダーを使用すると、書類のクリップのように関連ファイルを纏める事が出来ます。
例えば、1つの書類が Word文書、Excelブック、PowerPointスライドの場合、
それらをバインダーに纏めます。
バインダーを使うと、次の作業を行えます。
・ スペルチェックを行う
・ 一貫したスタイルを設定する
・ バインダーでセクションと呼ばれるファイルの全てに連続したページ番号を付けれる
・ セクションを印刷する
・ 各セクションで作業する
・ バインダーの各セクション、又は選択したセクション、
或いはバインダー全体の印刷プレビューを表示したり印刷したりする
バインダーの全てのセクションに同じヘッダーやフッターを設定して印刷したり、
各セクションに異なるヘッダーやフッターを設定出来ます。
Officeバインダーの起動は、
Windowsの 「スタート」 メニューの、
「プログラム」→「Office Tools」→「Microsoftバインダー」 をクリックします。
新しいバインダーの作成は Officeバインダーで、
「ファイル」 メニューの 「バインダーの新規作成」 をクリックするか、Officeバインダーを起動します。
＜Excel 2007＞
2007には、バインダーは無いようです。
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2016/08/26
【ブックにユーザー設定のプロパティを設定する】
ブックには 「タイトル」 や 「作成者」 などの情報を記録出来ます。
こうした情報を、ブックのドキュメントプロパティと呼びます。
ドキュメントプロパティには 「タイトル」 や 「作成者」 など、
Excelが予め定義している 「組み込みのドキュメントプロパティ」 と、
任意の名前やデータを記録出来る 「ユーザー設定のドキュメントプロパティ」
の 2種類が有ります。
方法は次の通りです。
１．「ファイル」 メニューの 「プロパティ」 をクリックします。
２．「ユーザー設定」 タブをクリックします。
３．「プロパティ名」 ボックスに、任意のプロパティの名前を入力するか、一覧で名前を選択します。
４．「種類」 ボックスで、追加するプロパティのデータタイプをクリックします。
５．「値」 ボックスで、プロパティの値を入力します。
入力値は 「種類」 ボックスで選択した内容と一致する必要が有ります。
例えば 「種類」 ボックスで 「数値」 をクリックした場合は、
「値」 ボックスに数値を入力します。
値がプロパティのタイプと一致しない場合は、テキストとして保存されます。
６．「追加」 をクリックします。
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2016/08/25
【テキストボックスを使う】
セル以外の所に文章を書く方法としては、
「コメント」 の他に 「テキストボックス」 と言うのが有ります。
コメントは、特定のセルとのセットになってますが、
テキストボックスはワークシートの上なら何処でも、
例え、セルをまたいででも置く事が出来ます。
いわば、オブジェクトですから、位置や表示形式も自由にする事が出来ます。
確かに、セルに文章をいれても、それなりに書く事が出来ますが、
やはり、長い文章になると扱いが良く有りません。
その点、テキストボックスで有れば、
エクセルシートの上のワープロの画面を置くようなものですから、
文章の記載は、断然向いています。
使い方は次の通りです。
１．メニュー、「挿入」→「図」→「オートシェイプ」 で選ぶか、
ツールバーから直接、テキストボックスを選ぶ事が出来ます。
吹き出しもテキストボックスの一種ですが、
或る部分を指す事の出来る矢印が付いています。
２．そこに直接記入します。
尚、移動の方法は、
ボックスのふち辺りにカーソルを合わせると十字になるので、
その状態で移動する事が出来ます。
＜Excel 2007＞
「挿入タブ」→「テキストボックス」
＜Excel 2010＞
挿入 → テキスト → テキストボックス
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「挿入」→ テキストグループ →「テキストボックス」
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2016/08/24
【ブックの作成者名を変更する】
作成者名はファイルのプロパティとして設定され、ブックを共有する時に使用されます。
方法は次の通りです。
１．「ツール」 メニューの 「オプション」 をクリックし 「全般」 タブをクリックします。
２．「ユーザー名」 ボックスに名前を入力します。
入力した名前は 「プロパティ」 コマンド、
( 「ファイル」 メニュー) の 「ファイルの概要」 タブの 「作成者」 ボックスに表示され、
新規にファイルを作成するたびに表示されます。
尚、現在のファイルの作成者だけを変更するには、
「ファイル」 メニューの 「プロパティ」 をクリックし、
「ファイルの概要」 タブの 「作成者」 ボックスに作成者名を入力します。
＜Excel 2007＞
(Officeボタン) → Excelのオプション → 基本設定
＜Excel 2013＞
リボン 「ファイル」 タブ →「情報」 → プロパティ
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2016/08/22
【文字列やファイルのプロパティでファイルを検索】
方法は次の通りです。
１．メニューの 「ファイル」→「開く」 をクリックします。
２．「ツール」 メニューの 「検索」 をクリックします。
３．「プロパティ」、「値」、及び 「条件」 ボックスのオプションを選択して、
検索条件を指定し 「条件に追加」 をクリックします。
４．例えば "hansin tigers" と言う文字列を含むファイルを検索する場合は、
「プロパティ」 ボックスの一覧の 「テキスト / プロパティ」 をクリックし、
「値」 ボックスに語句をダブルクォーテーション (") で囲んで 「"hansin
tigers"」 と入力します。
複数の検索条件を指定して検索する場合は、
「AND」、又は 「OR」 をクリックして手順を繰り返します。
選択したフォルダのサブフォルダも検索するには、
「サブフォルダも検索する」 チェックボックスをオンにします。
５．「検索開始」 をクリックします。
尚、複数のドライブ内を検索する場合は、
「詳細な条件を使用した検索」 ダイアログボックスの 「ファイルの場所」 ボックスに、
各ドライブ名をセミコロン ( ; ) で区切って入力します。
例えば、Cドライブと Dドライブを検索する場合は、
→ 「C:\;D:\」 と入力します。
＜Excel 2007＞
(Officeボタン) →「開く」→「検索」
＜Word 2010＞
ホーム → 検索
＜Word 2013＞
ホーム → 検索
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2016/08/21
【ツールバーのアイコンを大きくする (office共通) 】
MS-Office製品のツールバーに表示されているアイコンボタンのサイズは、
ユーザーで、大きくする事が出来ます。
かなりアイコンが大きくなりますので、従来見え辛かった人には便利です。
大きくなった事で、アイコンの意味も良く分かるようになります。
操作方法は次の通りです。
１．「ツール (T) 」 メニューの 「ユーザー設定 (C) 」 を選択します。
２．「ユーザー設定」 ダイアログの 「オプション」 タブをクリックします。
３．「その他」 に有る 「大きいアイコン (L) 」 のチェックボックスをオンにします。
４．「閉じる」 ボタンをクリックし 「ユーザー設定」 ダイアログを閉じます。
これで、アイコンが倍以上に大きくなりますが、
良く見えていた人は、逆にシート領域が狭くなるので、使い辛いかも知れません。
＜Word 2010＞
「ファイル」 タブ → オプション
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2016/08/20
【画面に複数のブックを表示させる】
ブックファイルは、何枚も一度に開く事が出来ます。
又、複数のブックで同時並行で作業をする場合などに、
画面に複数のブックを表示させる事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．メニューの 「ウィンドウ」→「整列」 で 「ウィンドウの整列」 ダイアログボックスが表示されます。
２．次の何れかを選択します。
「並べて表示」、「左右に並べて表示」、「左右に並べて表示」、「重ねて表示」、「整列」
は、
メニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックでも出来ます。
尚、書かれてる表などにもよりますが 「左右に並べて表示」 が使いやすいように思います。
「左右に並べて表示」 は、かなりウインドウが細長くなってしまって、見辛いように思います。
＜Excel 2007＞
表示 → 整列
＜Excel 2010＞
表示 → ウインドウ → 整列
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「表示」 タブ → ウインドウ → 整列
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2016/08/18
【ブックのシート構成を保護する】
リンクなどを貼っている場合、シートを削除されてしまうと困ってしまいます。
シート構成を保護する事が出来ます。
方法は次の通りです。
メニューの 「ツール」→「保護」→「シートの保護」 にチェックを入れる。
ブックのシート構成を保護すると、
ブック内のシートの移動、削除、表示と非表示の切り替え、名前の変更、
新規シートの挿入などの操作が出来無くなります。
又、次の操作も出来ません。
新規グラフ シートを追加する、
(グラフウィザードを使って、既存のシートに埋め込みグラフを追加する事は出来ます)
ブック内の新規シートにマクロを記録する。
ブック内、又は他のブックからシートを移動、又はコピーする。
ピボットテーブルのデータエリア内のセルに対する集計元データを表示する。
シナリオの登録と管理を使ってシナリオ情報レポートを作成する。
分析ツールを使ってレポートを作成する。
＜Excel 2007＞
「校閲」 タブの 「変更」 で 「シートの保護」 です。
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「校閲」 タブを →「変更」 グループ →「ブックの保護」
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2016/08/17
【数字セルから連続番号を作成する】
フィルハンドルという機能を使います。
選択したセルの右下に有る小さな十字がフィルハンドルです。
これをドラッグすると、連続した日付データなどを簡単に作成する事が出来ます。
フィルハンドルをドラッグして作成されるのは連続データだけでは無く、
文字列をドラッグすると、そのセルをドラッグした範囲にコピーする事が出来ます。
又、特に数字の場合、1、2、3、4と言うように連続した数字をコピーしたい場合が有りますが、
エクセルでは、同じくこのフィルハンドルで、
簡単に、このような連続した 123のようなデータを入力する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．フィルハンドルを右ボタンでドラッグします。
２．マウスから指を外すと、ショートカットメニューが表示されるので 「連続データ」 を選びます。
そのショートカットメニューは、オートフィルオプションと名付けられています。
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2016/08/16
【ファイルの内容やプロパティをプレビューする】
実際にファイルを開くよりは、わずかですが、早く確認出来ます。
方法は次の通りです。
１．(開く) をクリックします。
２．「ファイルの場所」 ボックスの一覧でドライブをクリックし、
プレビューするファイルが保存されているフォルダをダブルクリックします。
フォルダとファイルの一覧に目的のファイルが無い場合は、ファイルを検索する事が出来ます。
３．プレビューするファイルをクリックします。
４．ツールの横の矢印をクリックし、次の何れかの操作を行います。
５．ファイルを開く前にその内容を確認するには 「プレビュー」 をクリックします。
ファイルのサイズ、種類、及び更新日時を表示するには 「詳細」 をクリックします。
タイトル、作成者、会社名、サイズなどのファイルの情報を表示するには、
→ 「プロパティ」 をクリックします。
尚、プレビューをサポートしないバージョンの、Excelで保存したファイル、
及び 「プロパティ」 ダイアログボックス 「ファイル」→「プロパティ」 の
「ファイルの概要」 タブの、
「プレビューの図を保存する」 チェックボックスをオフにして保存したファイルでは、
プレビューを表示出来ません。
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2016/08/15
【共有ブックとしてブックを設定する】
ブックを共有にすると、複数のユーザーが同時に編集する事が出来ます。
設定の仕方は次の通りです。
１．「ツール」 メニューの 「ブックの共有」 をクリックし 「編集」 タブをクリックします。
２．「複数のユーザーによる同時編集を行う」 チェックボックスをオンにして
「OK」 をクリックします。
３．ブックの保存を確認するメッセージが表示されたら、ブックを保存します。
４．「ファイル」 メニューの 「名前を付けて保存」 をクリックし、
他のユーザーがアクセス出来るネットワーク上に共有ブックを保存します。
ブックが共有されると、変更履歴が有効になり、
ブックに加えられた変更や、変更箇所が重複した時の調整結果を表示出来ます。
又、変更履歴を保存している場合は、
共有ブックのコピーを複数作成して、其々のコピーに加えられた変更を合わせて反映する事が出来ます。
共有ブックが保存されているネットワーク上の場所にアクセス出来るユーザーは、
保存されている共有ブックにも同じようにアクセス出来ます。
共有ブックへのアクセスを制限する場合は、共有ブックや変更の履歴を保護します。
但し 「共有」 にすると、セルの削除 ・ 挿入、セルの結合、
グラフや他のオブジェクトの挿入、ハイパーリンクの作成、パスワードの設定、
自動集計の追加、アウトラインの設定、データテーブルやピボットテーブルの作成、
実行以外のマクロに対する操作など一部の操作が出来無くなります。
＜Excel 2007＞
「校閲」 タブの 「変更」 で 「ブックの共有」 をクリックします。
up
2016/08/12
【ワードで作成したファイルのオープン】
残念ながら、いくら同じ MicrosoftOfficeと言っても、
ワードのファイルそのものを直接エクセルで開く事は出来ませんが、
簡単にワードのデータをエクセルに貼り付ける事は出来ます。
方法は次の通りです。
１．ワードのデータを全て選択し 「編集」→「コピー」 をクリックします。
２．エクセルの操作に移って 「編集」→「貼り付け」 で、ワードのデータの貼り付け可能となります。
セルの配置などが狂いますが、データとしては使えます。
尚、エクセルの操作に移って 「編集」→「貼り付け」 の時に、
「編集」→「形式を選択して貼り付け」 を選べば、
ワードそのままのデータ、もしくはテキストなど、形式を選んで貼り付けする事が出来ます。
＜Excel 2007＞
ホーム → 貼り付け
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ → 貼り付け
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2016/08/11
【行の位置をマウスで変更する】
マウスと簡単なキー操作だけで、行を移動させる事が出来ます。
行などを移動したい場合、そのままドラッグすると移動先の行に上書きコピーされてしまいます。
上書きされないようにして行の場所を変えたい場合には、
以下の方法で簡単に自由な位置に移動する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．行を選択して左端にマウスを合わせるとカーソルが十字に変化します。
２．その十字の状態で 「Shift」 キーを押しながら動かしたい位置までドラッグします。
３．マウスボタンを放すと行が移動出来ます。
【連続データの作成】 ＜NEW12＞
指定した値までの連番をドラッグ操作無しで、一気に入力する事が出来ます。
入力しようとする連番が多くなると、
ドラッグ操作でする、オートフィルで必要な件数を入力するのは大変です。
画面の外に出るとスクロールが速くなり、希望のセルに止めるのが難しくなります。
「編集」 メニューから 「フィル」→「連続データの作成」 を選びます。
これだと、ドラッグ操作なしで、連続データを入力出来ます。
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2016/08/10
【ファイルを開いた時の日付を記録する】
ファイルを開いた時の日付で ”平成24年8月10日現在” とシートに記録する方法をご紹介します。
関数を使いますが方法は次の通りです。
１．現在の日付を返す関数
「 =now() 」、もしくは 「 =today() 」 をセルに入力します。
２．このセルを選択し、「書式」→「セル」 を選択し、
(又はセルを右ボタンで選択し)
「セルの書式設定」 ダイアログボックスから、
「表示形式」 を 「ユーザー定義」、「ggge"年"m"月"d"日現在"」
とします。
これで、そのファイルは開いた時の日時を表示するようになります。
【セルの文字位置を替える】 ＜NEW12＞
セルの文字位置を下げて、階層などを区別しやすくする事が出来ます。
同じ列に並べたセルの項目に階層関係が有る時など、
下の階層になる項目を少し字下げして置くと、その関係が分かりやすくなります。
文字列の先頭に空白を挿入するのでは無く 「インデント」 機能を使います。
字下げしたいセルを選択して、ツールバーに有る 「インデント」 ボタンをクリックします。
セルを右クリックの書式設定でも出来ます。
up
2016/08/08
【ブックに名前を付けて保存する】
ブックに開いたり新規に作成した時とは違う名前を付けてファイルを保存します。
１．メニューの 「ファイル」→「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．My Documentsフォルダ以外の場所にブックを保存するには、
他のドライブ、又はフォルダをクリックします。
３．「ファイル名」 ボックスにファイル名を入力します。
４．「OK」 をクリックします。
これだけであれば、大半の方がご存知だったと思いますが、
便利技としましては、後々文書が増えた時の事も考えて、
簡単に検索出来るようにする事が出来ます。
後で簡単にブックを検索出来るようにするには、
「ファイル名を付けて保存」 ダイアログボックス ( 「ファイル」 メニュー) で、ブックを選択し、
「ファイル」 の 「プロパティ」 をクリックします。
「ファイルの概要」 タブで、
ブックのタイトル、サブタイトル、作成者、キーワード、コメントなどの情報を入力して置きます。
＜Excel 2007＞
１．左上の Officeボタンを押します。
２．「名前を付けて保存」 を選択します。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「名前を付けて保存」
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ファイル」 タブ →「名前を付けて保存」
up
2016/08/07
【作業ウィンドウを利用する (office共通) 】
作業ウィンドウを使えば、便利な情報に素早くアクセスする事が出来ます。
マイクロソフト Officeでは、“作業ウィンドウ” と呼ばれるウインドウを使うと、
簡単に素早く、色々な機能を使う事が出来ます。
従来で有れば、メニューコマンドやダイアログボックスを使って、
複数回のステップで行っていた操作も、遥かに少ないステップで簡単に行う事が出来ます。
作業ウィンドウでは、
検索を実行したり、既存のドキュメントを開いたり、ドキュメントを新規作成したり出来ます。
又、クリップボードの内容を表示したり、
ドキュメントやプレゼンテーションを書式設定したり、Webにアクセスする事も出来ます。
作業ウィンドウを表示するには次の操作を行います。
１．何れかの、Officeアプリケーションを起動します。
２．「表示」 メニューの 「作業ウィンドウ」 をクリックします。
＜Excel 2007＞
作業ウィンドウは無くなったようです。
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2016/08/06
【ドキュメントを閉じる】
ブックなどのドキュメントを閉じる方法はとても簡単です。
「ファイル」 メニューの 「閉じる」 をクリックします。
尚、ショートカットは、
→ 「Alt」 キー、＋「F」＋「C」 です。
尚、これだけでは、このメルマガは解除されてしまいます。
今日、ご紹介したかったのは、次のショートカットなどの便利技です。
・ 開いているブックをすべて閉じるには、
「Shift」 キーを押しながら 「ファイル」 メニューをクリックすると、
通常は 「閉じる」 となっているメニューが 「すべて閉じる」 に変化しているので、
これをクリックします。
一つづつ 「Ｘ」 マークを押していっても良いですが、こちらの方が簡単です。
・ 尚、ファイルを閉じるキーボードショートカットは 「Ctrl」＋「W」 です。
以上お試し下さい。
＜Excel 2007＞
１．左上の、Officeボタンを押します。
２．閉じるを選択します。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ、→「閉じる」
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ファイル」 タブ →「閉じる」
up
2016/08/04
【元のドキュメントをバックアップとして保存する】
エクセルに限らず、上書きしてしまうと元に戻せません。
大事な文書やシートは、次のようにバックアップを取りながら更新して行った方が無難です。
方法は次の通りです。
１．「ファイル」 メニューの 「名前を付けて保存」 をクリックします。
２．「オプション」 をクリックします。
３．「バックアップファイルを作成する」 チェックボックスをオンにします。
４．「OK」 をクリックします。
５．「保存」 をクリックします。
尚、バックアップファイルを開くには
１．「ファイルの種類」 ボックスの 「バックアップファイル」 をクリックします。
２．ブックを保存したフォルダ名をクリックします。
３．バックアップ コピーを作成したファイル名をクリックします。
４．「開く」 をクリックします。
拡張子を、「XLS」 にリネームしても読める筈です。
＜Excel 2007＞
１．左上の Officeボタンを押します。
２．保存を選択します。
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ファイル」 タブ、
→ (ヘルプの) 「オプション」→「保存」→「次の間隔で回復用データの自動保存を行う」
up
2016/08/03
【人の年齢を計算する】
特に、人の年齢を計算する場面は、ゴルフの幹事をやったり、
人事の仕事をしているなど、意外と多いと思います。
今日は、人の年齢を簡単に素早く計算する方法をご紹介します。
エクセルの関数 「DATEDIF」 では、2種類の日付から、日数、月数、年数を計算する事が出来ます。
この機能を利用して、特定の人の年齢を簡単に計算する事が出来ます。
手順は次の通りです。
１．新規ワークシートのセル 「A1」 に、
年、月、日をスラッシュで区切って誕生日を入力します。
２．セル 「B1」 に、＝DATEDIF（A1,TODAY(),"Y"） と入力し 「Enter」
キーを押します。
３．セル 「B1」 に年齢が表示されます。
【グラフを重ねる】 ＜NEW12＞
グラフのデータ系列を重ねる方法です。
１．データ系列を右クリックします。
２．「データ系列の書式設定」 をクリックします。
３．「オプション」 タブを開きます。
４．「棒の重なり」 に重ねる数値を入力します。
５．「OK」 ボタンを押して完了です。
up
2016/08/02
【作業中にブックを自動的に保存する】
初心者に限らず、是非やって置きたい機能が有ります。
パソコンが不意に固まってしまって困った事が誰でも有ると思います。
そんな時、一生懸命作ったファイルが全部ダメになったら泣くに泣けないですね。
そこで次の機能のご紹介です。
エクセルは、作業中にブックを自動的に保存する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．「ツール」 メニューの 「自動保存」 をクリックします。
２．「自動保存を行う間隔」 チェックボックスをオンにします。
３．「分」 ボックスにブックを保存する間隔を入力します。
尚「ツール」 メニューに 「自動保存」 コマンドが表示されない場合は自動保存アドインを組み込みます。
ツールのアドインの自動保存にチェックを入れるだけです。
この自動保存にする事をお奨めします。
特に、エクセル自体がフリーズしやすい場合は、
自動的に保存されるこの設定をして置いた方が安心です。
エクセルがフリーズした場合の多くのケースで、データも使え無いようになってしまいます。
＜Excel 2007＞
１．左上の 「Office」 ボタンを押します。
２．「Excelのオプション」 をクリックします。
３．「保存」 をクリックします。
＜Excel 2010＞
１．「ファイル」 タブをクリックします。
２．「ヘルプ」 の 「オプション」 をクリックします。
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