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2016/12/31
【データの並べ替え】
データの並べ替えがうまくいかない場合があります。
エクセルは、セルに文字列を入力すると、入力時の 「読み」 が自動で 「ふりがな」
とされます。
設定では 「並べ替え」 を実行する時にこの 「ふりがな」 を使うので、
入力時の 「読み」 が正しくないと正しい並び順になりません。
そこで設定の確認と修正の方法をご紹介します。
方法は次の通りです。
１．「書式」 メニュー →「ふりがな」→「表示/非表示」 を選択。
２．文字列の上に 「ふりがな」 が表示されます。
３．「ふりがな」 をマウスでポイント、
ダブルクリックすると 「ふりがな」 を囲む枠の中にカーソルが表示、編集できます。
＜Excel 2007＞
ホーム → フォント
＜Excel 2010＞
「データ」 のタブ →「並べ替え」
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「データ」 タブ →「並べ替えとフィルター」 グループ →「並べ替え」
【& (アンパサンド) とは】
& (アンパサンド) は文字列演算子です。
文字列を結合する時使います。
例えば、A1に 100、B1に 200として、SUMで合計すると 「=SUM(A1:B1) 」 となり、300が表示されます。
この式に 「&」 を使って文字を結合して 「="山田さんの合計"&SUM(A1:B1)
」 とする事が出来ます。
「山田さんの合計300」 とする事が出来ます。
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2016/12/30
【行または列を非表示にする】
非表示にする行または列を選択します。
「書式」 メニューの 「行」、または 「列」 をポイントし 「表示しない」
をクリックします。
＜Excel 2013＞
「ホーム」 タブ →「セル」→「書式」
＜Excel 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ →「セル」→「書式」
【非表示になっている行または列を表示し直す】
非表示の行を表示するには、非表示の行の上側と下側の行を選択します。
非表示の列を表示するには、非表示の列の左側と右側の列を選択します。
「書式」 メニューの 「行」、または 「列」 をポイントし 「再表示」 をクリックします。
ただし、もちろん、非表示にしたこと自体を覚えてないと大変です。
そこで、別途ご説明しますが、近くのセルにメモを書いて置くのが便利かと思います。
セルには、メモがあることを示すフラグも付きますので。
【シートの追加と削除】 ＜NEW12＞
＜追加＞
ワークシートを挿入するショートカットキーといえば、
→ 「Shift」＋「F11」 です。
＜削除＞
シートを削除するショートカットキー
→ 「Alt」→「E」→「L」 です。
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2016/12/29
【よく使う書式を設定する】
よく使ったり、好みの書式を登録しておけば、簡単にそのスタイルが設定できて便利です。
登録できるのは、罫線や書式などです。
登録方法は次の通りです。
１．登録したい書式をセルに入力して置きます。
既に設定できているものを利用するのであれば、そのセルを選択します。
２．メニューの 「書式」→「スタイル」 でスタイルの登録画面を開きます。
３．「スタイル名」 にスタイルの名前を任意に入力します。
既に標準とかが入ってますが、それをデリートして新しい名前を入力します。
４．「追加」 ボタンをクリックします。
５．「OK」 ボタンをクリックします。
これで登録作業が完了です。
次に利用方法ですが、
１．登録したスタイルを適用させたいセルの範囲を選択します。
２．メニューの 「書式」→「スタイル」、同じく画面で 「スタイル名」
(登録した) を選択します。
選択は 「▼」 マークをクリックすると登録してあるリストが表示されます。
３．「OK」 で設定したスタイルが適用されます。
＜Excel 2007＞
ホーム → スタイル → セルのスタイル
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ →「スタイル」 グループ →「セルのスタイル」
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2016/12/28
【全画面で表示する】
大きな表を見たり編集している場合、できるだけ表を大きくして見たいと思うものです。
方法は次の通りです。
１．「表示」 メニューの 「全画面表示」 をクリックします。
２．元の表示モードに切り替えるには、同じく 「表示」 メニューの 「全画面表示」
をクリックします。
なお、ショートカットは 「Alt」＋「V」＋「U」 です。
全画面表示は、意外と使ってそうで使ってないと思います。
特に、シートが大きくなってしまった場合は、重宝します。
上記のショートカットを使えば簡単に切り替え可能です。
一度、お試し下さい。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「表示」 を選択。
２．「全画面表示」 です。
＜Excel 2010＞
「表示」 タブ →「ブックの表示」→「全画面表示」
＜Excel 2013＞
「表示」 タブに 「全画面表示」 ボタンを表示するには、リボンのユーザー設定を行う必要あり。
「ファイル−オプション」
→ リボンのユーザー設定
→ 「メインタブ−表示」→「新しいグループ」、「名前の変更」 をクリックし適当な名前を入力。
「コマンドの選択」→「すべてのコマンド」→「全画面表示」
【連続して 「書式のコピー / 貼り付け」 をする】 ＜NEW12＞
ツールバーには 「書式のコピー/貼り付け」 ボタンがあります。
書式だけをコピーしたい時は便利なボタンです。
このボタンの使い方は、コピーしたいセルを選択し、このボタンをクリックして貼り付け先を選択します。
これで簡単に書式だけコピーできまるのですが、一度だけしかできません。
何度でも連続して貼り付けるには、
この 「書式のコピー / 貼り付け」 ボタンを選択する時、ダブルクリックで選択します。
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2016/12/27
【関数のエラーを表示しない】
関数でエラーがあると、"#VALUE!" や "#NULL" などの値が表示されます。
しかし、値をまだいれていない場合など、本来エラーでない場合でも表示されるので目障りです。
これを表示させない方法があります。
方法は次の通りです。
１．エラー表示のセルにカーソルを合わせます。
２．「書式」→「条件付き書式」 を選択します。
３．プルダウンで 「数式」 を選び、数式を指定する欄には 「=ISERROR(D5) 」 を入力します。
４．書式を文字の色をセルの色と同じにします。
セルの背景が白なら白にします。
エラーの表示色と背景を同じ色にして表示されていないようにします。
これで、エラー値の文字だけ消えて、その他はそのままの値を表示します。
印刷しても、エラーは表示されません。
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2016/12/26
【一番長い文字列に合わせてセルの幅を調整する】
入力されている一番長い文字列に合わせてセルの幅を調整する事が出来ます。
方法はとても簡単で次の通りです。
調整したいセルを選択した状態で 「書式」→「列」→「選択範囲に合わせる」
をクリックします。
なお、列の表示欄 (ABC ・・・ と書いてあるところ) の境界線をダブルクリックしても、
一番長い文字列に合わせてセルの幅を調整できます。
とっても簡単な方法で便利です。
おすすめです。
一度お試しください！
＜Excel 2007＞
ホーム → 書式 → 列幅の自動調整
＜Excel 2010＞
「ホーム」 タブの 「セル」→「書式」→「列」→「列の幅の自動調整」
【表をリンクさせる】 ＜NEW12＞
元の表を変更すると貼り付けた表も変わるようにします。
行数分の範囲を選択して、
式 「=TRANSPOSE (元の表の範囲) 」 を入力して、
→ 「Ctrl」＋「Shift」＋「Enter」 キーです。
これで、元の表を変更した時、行列を入れ替えた表にも反映されます。
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2016/12/24
【URL入力してもハイパーリンクを有効にしない設定】
エクセル 2000以降では、URLからハイパーリンクの設定を自動的に行います。
この機能はよい面と悪い面があり、
データの編集中にうっかりハイパーリンクを押してしまう可能性があります。
また、リンクが張られているので色が変わってしまって、目障りだという人もいらっしゃるでしょう。
この自動リンク設定は、変更することが可能です。
方法は次の通りです。
１．エクセル 2002では、
「ツール」→「オートコレクトのオプション」 で、オートコレクト設定を変更します。
２．「入力オートフォーマット」 タブをクリックし、
「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」
チェックを解除します。
なお、エクセル 2000では、この設定を解除するにはハイパーリンクの編集から設定を解除します。
＜Excel 2007＞
挿入 → リンク → ハイパーリンク
＜Excel 2013＞
リボン 「ファイル」 タブ →「オプション」→「文章校正」
→ 「オートコレクトのオプション」
→ 「入力オートフォーマット」 タブ
→ 「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」
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2016/12/22
【セル内のデータを非表示にする】
特に、一部データを見せたくない場合や見えない方が見やすいなどの場合があります。
そのような時に使います。
方法は次の通りです。
１．非表示にするデータが入力されているセル範囲を選択します。
２．「書式」 メニューの 「セル」 をクリックし 「表示形式」 タブをクリックします。
３．「分類」 ボックスの 「ユーザー定義」 をクリックします。
４．「種類」 ボックスに、セミコロンを 3つ ( ; ; ; ) 入力します。
ただし、見えないといってもこの方法はシークレットにするのではないので、
セルに入力されているデータは数式バーに表示されます。
セル内で編集している場合は、そのセルに表示されます。
ただし、セル内のデータは印刷されません。
ご注意ください。
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 書式
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ →「セル」 グループ →「書式」
up
2016/12/20
【セルに 「01」 と数値として表示する】
時々、例えば 2桁の連番をつける場合、01〜99までという場合など、
「01」 と表示しないと桁がずれて体裁が悪くなってしまったり、見づらくなる場合があります。
そのような場合に次の設定をすると便利です。
通常 「01」 と入力すると 「1」 と表示されます。
「01」 を 「01」 のまま表示したい場合は次の方法を行います。
１．「メニュー」→「書式」→「セル」→「表示形式のユーザー定義」 で、
種類の覧に 「00」 と入力すると 「01」 と入力できます。
「000」 と入力すると 「001」 と表示されます。
２．ユーザー定義でいったん 「OK」 を押して、
再度、ユーザー定義を呼び出しその 「00」 を選びます。
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 書式 → セルの書式設定
＜Excel 2010＞
｢ホーム｣→「セル」→｢書式｣
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ →「セル」 グループ →「書式」
【XLSTARTフォルダとは】 ＜NEW12＞
XLSTARTフォルダとは、
Excelスタートアップフォルダなどとも言われるフォルダで、
Excelが起動する時には、このフォルダの中にあるファイルが読み込まれます。
また、マクロなどが含まれていても警告は表示されません。
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2016/12/18
【表示形式を使ってゼロを非表示にする】
シートで、ゼロが、大半を占めるようなゼロが多いようなシートで、
ゼロを表示してると逆に見ずらくなる事が有ります。
そのような場合に次の方法を使うと便利です。
１．書式を設定するセル範囲を選択します。
２．「書式」 メニューの 「セル」 をクリックし 「表示形式」 タブをクリックします。
３．「分類」 ボックスの 「ユーザー定義」 をクリックします。
４．「種類」 ボックスに 「 0;0; 」と入力します。
なお、シート全体のゼロを非表示にするには、
「ツール」 メニューの 「オプション」 をクリックし 「表示」 タブの 「ゼロ値」
チェックボックスをオフにします。
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 書式
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ →「セル」 グループ →「書式」
【用紙サイズがわかるようにする】 ＜NEW12＞
エクセルのワークシートは、開いている状態では用紙のサイズが分かりません。
通常は印刷する時に印刷のページ設定をしてもいいのですが、
作成するものによっては、あらかじめページの境界部分を知って置きたいものです。
方法は次の通りです。
１．「ファイル (F) 」 から 「ページ設定 (U) 」 をクリックします。
２．「ページ設定」 ダイアログボックスで用紙サイズや余白等の設定を行います。
３．ワークシートにページの境を表す破線が表示されます。
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2016/12/17
【新しいウインドウを開く】
意外と長い間エクセルを使っていらっしゃる方でも、
あまりお使いになった事がないのではないでしょうか？
この 「新しいウインドウを開く」 を使えば、
同じファイル、同じシートを何枚も画面に表示する事が出来ます。
方法は簡単で次の通りです。
１．メニューのウインドウ、→「新しいウインドウを開く」 を選択します。
２．これで、同一シートの画面表示がもう一枚作成されます。
さらに、もう一枚作成したい場合は、同様の操作をもう一回続けます。
さて、このマルチシートの使い方ですが、
広い表などをお作りの場合、画面をいちいちスクロールしなくても、一望する事が可能になります。
ウインドウの整列を使えば、
この方法で、開いたシートを自分の好きな場所を一望する事が可能になります。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「表示」 を選択します。
２．「新しいウインドウを開く」 です。
＜Excel 2010＞
「表示」 タブ →「ウインドウ」→「新しいウインドウを開く」
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「表示」 タブ →「ウィンドウ」 グループ →「新しいウィンドウを開く」
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2016/12/16
【行の高さを調整する】
行の高さを調整する方法です。
１．高さを調整する行を選択します。
ワークシートのすべての行の高さを調整するには 「全セル選択」 をクリックします。
２．行番号の下側の線を、目的の高さになるまで、ドラッグします。
数式バーの左側に、行の高さが、0 〜 409.5 のポイント数で表示されます。
入力データがちょうど収まるように行の高さを調整するには、
行番号の下側の線をダブルクリックします。
これが、一番簡単な方法でおすすめです。
一度お試し下さい。
とっても簡単で、スッと選択範囲のデータ全てが収まるように自動的に調整されます。
【印刷プレビュー】 ＜NEW12＞
印刷プレビューを簡単に表示する方法です。
「Shift」 キーを押しながら 「印刷」 ボタンを押してください。
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2016/12/14
【列幅を標準の幅にする】
列幅を標準の幅にする方法です。
１．標準の幅に変更する列を選択します。
ワークシートのすべての列の列幅を標準の幅にするには 「全セル選択」
クリックします。
２．「書式」 メニューの 「列」 をポイントし 「標準の幅」 をクリックします。
なお、標準の列幅を定義する方法は次の通りです。
１．ブック内のすべてのワークシートに対して標準の列幅を定義する場合は、
すべてのワークシートを選択して置きます。
すべての列に標準の列幅を設定するときは 「全セル選択」 ボタンをクリックします。
これまでに列幅が変更されていない列だけに標準の列幅を設定する時は、
ワークシートの任意のセルを 1つクリックします。
２．「書式」 メニューの 「列」 をポイントし 「標準の幅」 をクリックします。
３．新しい値を入力します。
この値は、セルに入力できる標準フォントの平均文字数です。
＜Excel 2007＞
ホーム → 書式 → 列の幅
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2016/12/13
【自動回覧メールで送信する】
エクセルの添付ファイルを自動回覧メールで送信する事が出来ます。
各人がファイルを開いて見たかどうか確認する事も出来ます。
ただし、この機能を使うには、
回覧するすべての方が、OutlookExplessがインストールされていなければなりません。
また、自分のアドレス帳に自分のアドレスが登録されている必要もあります。
操作方法は次の通りです。
１．回覧するファイルを開きます。
２．メニュー 「ファイル」 の 「送信」、そして 「回覧先」 を選択します。
３．回覧先を設定する画面で 「アドレス帳」 を選択します。
４．アドレス帳の送り先を選択して、
「宛先」 ボタンを押して 「メッセージの受信者」 に選択したアドレスを追加します。
回覧させるアドレスを全て追加します。
５．「回覧」 を押すしてメールで送信します。
６．受信者に処理する方法がメールで届きます。
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ファイル」 タブ →「共有」→「電子メール」
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2016/12/12
【列幅を調整する】
列が狭くてセルに入れた数字や文字が見えない場合などに使います。
方法は次の通りです。
１．幅を調整する列を選択します。
２．ワークシートのすべての列の幅を調整する場合は 「全セル選択」 ボタンをクリックします。
一列のみであれば、それだけを調整します。
３．列番号の右側の線を、目的の幅になるまでドラッグします。
一番簡単な方法で入力データがちょうど収まるように列幅を調整するには、
列番号の右側の線をダブルクリックします。
これが一番簡単で便利です。
一度お試しください。
【印刷時の改ページ位置】 ＜NEW12＞
印刷時の改ページ位置は設定する事が出来ます。
「改ページプレビュー」 は、印刷時に用紙 1ページに収めたい範囲を指定できる機能です。
「表示」 メニューで 「改ページプレビュー」 を選んで、
ページごとの印刷範囲を示す青線をドラッグして動かすだけで 「OK」 です。
1ページにまとめるというだけでなく、
同じワークシートに作成した複数の表を適当な位置でページごとに分けたいといった時も便利です。
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2016/12/10
【カーソルの移動方向を設定する】
セルに入力して Enter」 を押した後、移動するセルの方向を設定する方法があります。
デフォルト (初期設定) では、
下に移動するようになってますが横にも移動させるように設定する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．メニュー、「ツール」→「オプション」 を選択。
２．「オプション」 ダイアログ画面で 「編集」 タブを選択。
３．「入力後にセルを移動する」 で移動させたい方向を選ぶ。
なお、一番簡単なのは、入力後 「Shift」 キーと 「Enter」 を同時に押してみてください。
下に移動していたカーソルが上に移動します。
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ファイル」 タブ →「オプション」→「詳細設定」
【 「罫線なし」 で貼り付け】 ＜NEW12＞
いろいろな罫線を使った複雑な表は 「罫線なし」 で貼り付けると編集がしやすくなります。
方法は次の通りです。
１．元の表をコピーして、貼り付け先のセルを選択します。
２．メニューから 「編集」→「形式を選択して貼り付け」 を選ぶ。
３．「罫線を除くすべて」 を選択 「行列を入れ替える」 にチェックを付けて
「OK」 ボタンを押す。
これで、行列が入れ替わり罫線なしで貼り付けられます。
いろいろな罫線を使った表や、複雑な形の表は罫線が崩れてしまう事があります。
そのような場合、罫線なしで貼り付けて、あらたに罫線を設定し直した方が良いでしょう。
up
2016/12/09
【メニューをカスタマイズする ＜office共通＞ 】
ファイルや編集 ・・・ などのメニュー類は通常は、固定されていますが、
便利で気に入っているツールをメニュー化する事が出来ます。
操作は次の通りです。
１．「ツール」 メニューで 「ユーザー設定」 をクリックします。
２．「ユーザー設定」 ダイアログボックスの 「コマンド」 タブをクリックし、
「分類」 で 「新しいメニュー」 を選択します。
３．「コマンド」 の 「新しいメニュー」 をクリックして、
メニューバーまたはツールバー上の表示したい位置にドラッグ＆ドロップします。
４．「新しいメニュー」 にコマンドを追加するには、
追加したいコマンドをクリックし、ドラッグ＆ドロップします。
追加したいコマンドをつかんだマウスポインタを 「新しいメニュー」
の上に持っていきます。
５．「ユーザー設定」 ダイアログボックスを閉じずに、
「新しいメニュー」 を右クリックすると、名前を付ける事も出来ます。
up
2016/12/08
【データの入力されている最後の列 (行) を選択する】
シートのデータが広く (大きく) なると行きたいセルに行くのも大変になってきます。
そこで、簡単にいっきに行く事ができる方法をご紹介します。
これで、データの隅々にワープする事が出来ます。
方法は次の通りです。
最後の位置を選択したい列 (または行) の 1つのセルを選択し 「Ctrl」＋ 矢印キーを押します。
矢印キーの使い方と最後のセルの場所は次の通りです。
「Ctrl」＋「↓」 一番下
「Ctrl」＋「→」 一番右
「Ctrl」＋「↑」 一番上
「Ctrl」＋「←」 一番左
【計算式を消して結果の値だけを残す】
セルに計算式を入力し、
他のセルに入力してあるデータを使った計算結果を表示させるという事が出来ます。
しかい、計算に使った他のセルを書き換えると、自動的にその結果も書き換わります。
便利な自動計算機能だが、計算結果を数値として確定し、書き変わらないようにしたいケースもあります。
そんな時は 「形式を選択して貼り付け」 を使います。
計算式の入ったセルをコピーし、
同じ場所でそのまま 「形式を選択して貼り付け」 を選択 「貼り付け」 欄で
「値」 を選ぶ。
見た目は同じだが、セルには計算式ではなく計算結果だった値が直接入ります。
up
2016/12/06
【セルによって日本語入力モードを自動的に切りかえる方法】
セルにカーソルを移動させるだけで、自動で数値入力モードから日本語入力モードに切り替わります。
方法は次の通りです。
１．日本語入力モードを設定したい範囲を選択します。
セルでも行でも列でも結構です。
もちろんシート全体でも 「OK」 です。
２．「データ」 メニュー、→「入力規則」→「日本語入力」 タブを選択します。
リストボックスより 「オン」 を選ぶと常に日本語入力モードがオンになります。
例えば、シートを新作する場合に、
予め、日本語入力するセルをこの日本語モードで設定して置くと、
わざわざ、漢字キーを押さなくて済み便利です。
＜Excel 2007＞
データ → データツール → データの入力規則
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「データ」 タブ →「データツール」 グループ → データの入力規則
up
2016/12/04
【セルに計算式を表示する】
「＝A1＋B1」 など、計算式は、通常見えないので、
チェックしたい時にわざわざその当該セルをポイントするしかなく不便な事はないでしょうか。
次の方法は、計算式をチェック等でセルに表示したい場合に使います。
方法は次の通りです。
１．「ツール」 メニューの 「オプション」 を選択する。
２．「表示」 タブを選択する。
３．「ウインドウオプション」 の 「数式」 にチェックを入れる。
４．「OK」 ボタンをクリック。
計算式は、通常、セル単位しか見えませんので、
全体的なチャックはむずかしいですが、これを使えば全体的なチェックもできます。
もちろん印刷する事も出来ます。
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「数式タブ」→「ワークシート分析グループ」→「数式の表示ボタン」
【文字の割付機能】 ＜NEW12＞
これを使うと、複数の行の文字列を一つの行にまとめる。
あるいは、逆に一つの行の文字列を複数の行に分ける事が出来ます。
方法は次の通りです。
「編集」→「フィル」→「文字の割付」 です。
複数の行の文字列を一つにまとめるには、まとめた後どの位の列幅に収まるのかを考え、
それに合わせて、列幅を調整して置く必要があります。
「文字の割付」 コマンドをクリックします。
これで、広げておいた列幅に収まるよう、一つの文字列に連結されます。
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2016/12/03
【セルのコピーの方法】
セルをコピーする時 「メニューの編集」→「コピー」 で、コピーして貼り付ける訳ですが、
同じく編集で、形式を選択して貼り付けを選ぶと詳細なコピー方法を選ぶ事が出来ます。
１．すべて (をコピー)
２．数式のみコピー
３．値 (データ) のみコピー
４．書式 (罫線など) のみコピー
５．コメントのみコピー
など、10種類のコピー方法を選択できます。
この中で重宝するのが 「２． 数式のみコピー」 と 「３．値 (データ) 」 のみコピーです。
数式やデータ以外はコピーされません。
これらの方法を使うとデータや計算式を他のセルでも使いたい場合に便利です。
なお、右クリックでも、この詳細なコピー方法を選ぶ事が出来ます。
up
2016/12/02
【セルを削除する】
セル内の文字や書式だけでなく、セルそのものを削除します。
方法は、とても簡単で次の通りです。
→ 「メニューの編集」→「削除」
ショートカットは、
→ 「Ａｌｔ」 キー、＋「E」＋「D」
セルを削除してできた空白を埋めるように、周囲のセルが移動します。
たくさんデータが入っている場合は、データがすべてずれてきますのでご注意下さい。
なお、もう一つのショートカットは、
→ 「Ctrl」 キーを押しながら 「- (マイナス記号) 」 キーを押します。
また、セルそのものではなく、内容だけを削除するには、
→ 「Delete」 キーや 「BackSpace」 キーを使います。
「Delete」 キーや 「BackSpace」 キーを押すと、
セルの内容が削除されるだけで、セルそのものは削除されません。
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 削除
＜Excel 2013 / 2016＞
リボン 「ホーム」 タブ →「セルの削除」→「削除」
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