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2017/02/28
【数式にワークシート関数を挿入する】
関数は初心者の人にとってもちょっととっつきにくいと思います。
そこで、関数を使うのに簡単な方法が有ります。
方法は次の通りです。
１．数式の先頭に関数を貼り付ける場合は、数式を入力するセルを選択します。
２．数式の先頭以外の位置に関数を貼り付ける場合は、
関数を挿入する位置をクリックします。
３．「挿入」メニューの「関数」をクリックします。
４．「分類」ボックスの関数の分類をクリックします。
５．「関数名」ボックスの関数名をクリックします。
６．「次へ」をクリックします。
７．引数のボックスに、値、参照、名前、数式または他の関数を設定します。
初心者の方やどんな関数があるか分からない場合はお勧めです。
＜Excel 2007＞
数式 → 関数の挿入
＜Excel 2010＞
数式タブ → 関数ライブラリです。
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2017/02/26
【関数が入力されている数式を変更する】
例えば「=sum() 」が入っているセルで「=average() 」に変更する場合などです。
方法は次の通りです。
１．編集する数式が入力されているセルを選択します。
２．数式バー内の任意の場所をクリックします。
３．引数等を変更します。
数式バーとは Excelウィンドウの上方に表示されるバーの事です。
セルやグラフに値や数式を入力したり、入力した値や数式を編集する時に使用します。
数式バーには、
アクティブセル(現在選択中のセル)に入力されている定数値や数式が表示されます。
なお、簡便な方法として、
編集するセルを選んで F2キーを押せば直接そのセルで数式を編集できます。
この方法が一番簡単だと思います。
おすすめです。
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2017/02/25
【頭にゼロのついた数字などを表示する】
例えば 0(ゼロ)や @(アットマーク)で始まる数値を、
そのままシートに表示する事が出来ます。
通常であれば、消えてしまったり、エラーになったりで、
標準では 0(ゼロ)から始まる数字を入力すると 0が表示されません。
また、単価などの「@」を入力すると数式と判断されてしまいます。
方法は次の通りです。
(方法 １)
「0123」などの数字や「@」の前にシングルクォーテーションマーク( ' )を入力します。
(方法 ２)
0(ゼロ)や「@」で始まる数値を文字列として扱うと入力した値はそのまま表示されます。
１．「書式」メニューの「セル」を選択します。
２．「表示形式」より「文字列」を選択し「OK」をクリックします。
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2017/02/24
【他のワークシートへの参照を入力する】
ひとつのシート内で計算が完結する場合が有りますが、
シートが複数枚集まったブック内で、
別のシートのセルを計算式で参照したい場合も有ると思います。
そのような時に使います。
方法は次の通りです。
１．参照を入力するセルを選択します。
２．等号(=)を入力します。
３．参照するセル範囲が含まれるワークシートに切り替え、
参照するセル範囲を選択します。
このように、同一のシートはもちろん、
エクセルの下にタブのある別シートでも参照できます。
他のシートを参照した場合「シート名！」と「！」がつきます。
従って、シート名は、デフォルトの「Ｓｈｅｅｔ1」等では無く、
分かりやすいシート名にして置いた方が分かりやすいと思います。
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2017/02/22
【相対参照と絶対参照の違い】
計算式をコピーして別のセルに貼り付けした場合その計算式の参照するセルは、
コピー元のセルとは違ったセルで計算結果がうまくいかないという経験がありませんか？
それは、以下のような考えがエクセルにある為です。
相対参照と絶対参照の区別は、
あるセルから他のセルへ、数式をコピーする時に重要になります。
通常は、相対参照が使われます。
絶対参照が含まれる数式を移動またはコピーすると、
絶対参照は元の数式と同じ状態でコピーされます。
これに対して相対参照は新しい位置に合わせて自動的に調整される為、
コピー先または移動先の数式内の相対参照は、
元の数式内の参照とは異なるセルを表します。
相対参照を絶対参照にする方法として、
式の中のセルの前にドルマーク(＄)を入れると、
式をコピーしても参照先が動く事は有りません。
数式をコピーをして計算式の参照先が変わってしまって困った事はないですか？
それは相対参照だからです。
半角の「$」をいれると数式の参照先は変わりません。
コピーしても参照先は同じです。
お試し下さい。
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2017/02/20
【計算式が見えないようにする】
計算結果は見せても計算式すなわち計算方法は、
見せたくない場合は結構あると思います。
そんな時に便利な方法が有ります。
方法は次の通りです。
１．「編集」「ジャンプ」「セル選択」の「数式」の、
チェックを入れ計算式の入っているセルを選択します。
２．「書式」「セル」の「セルの書式設定」ダイアログで、
「保護」タブを開き「表示しない」のチェックを入れます。
３．「ツール」「シート保護」を選択して、パスワードを入力して保護をかけます。
これで、計算結果は見えても計算式見えません。
保護を解除する場合は、
パスワードが必要です、パスワードは忘れないように注意下さい！
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 書式 → セルの書式設定
＜Excel 2013/2016＞
セルを右クリックして「セルの書式設定」→「保護」タブ →「表示しない」
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2017/02/19
【エクセルのデータをワードに取り込む】
エクセルで作成したデータをワードに取り込み、
そのエクセルデータを編集すると、ワードのデータにも反映されます。
つまり連動させる事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．ワードに取り込みたいエクセルのデータで取り込みたい部分を選択します。
２．「編集(E)」メニューから「コピー(C)」を選択し取り込みたい部分をコピーします。
３．ワードに切り替えて「編集(E) 」メニューから、
「形式を選択して貼り付け(S)...」を選択します。
４．「形式を選択して貼り付け」が開いたら「リンクの貼り付け」をクリックし、
「貼り付ける形式」は「Microsoft Excelワークシートオブジェクト」を選択して、
「OK」ボタンをクリックします。
５．ワードにエクセルのデータが貼り付けられる。
これで、エクセルの元データを変更し、
ワードを見ると変更箇所が反映されている事が確認できます。
＜Word 2007＞
ホーム → 貼り付け
＜Word 2010＞
ホームタブ → 貼り付け
＜Word 2010/2013/2016＞
リボン「ホーム」タブ → 貼り付け
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2017/02/18
【数式の表示/非表示を切り替える】
セルに入れた数式をチェックするのにいい方法が有ります。
ワークシートで数式を使った作業をしている時に、
数式の表示/非表示を切り替えて、
セルに数値(数式の計算結果)を表示したり数式そのものを表示したりします。
方法は次の通りです。
数式の表示/非表示を切り替えるには、
→「Ctrl」キーと「Shift」キーを押しながら「@」キーを押します。
また、数式を表示にして印刷すればもちろん数式も印刷できます。
一覧にして印刷して置けばチェックもはかどります。
これで、いっきに数式のチェックが出来てしまいます。
とても便利です。
＜Excel 2013/2016＞
リボン「数式タブ」→「ワークシート分析グループ」→「数式の表示ボタン」
【 「グラフ 1」を簡単に作成する】 ＜NEW 2012＞
ボタン一つでグラフを作成する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．グラフを作成する範囲をマウスでドラッグして選択します。
２．「F11」キーを押します。
「Graph1」シートが追加され表が作成されます。
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217/02/16
【数式を入力する】
数式を入力する方法です。
方法は次の通りです。
１．数式を入力するセルを選択します。
２．半角の等号(=)を入力し、続けて数式を入力します。
なお、名前や関数を貼り付ける事によって、
数式の入力を開始すると等号が自動的に挿入されます。
半角の「=」を入れる事で、今から数式をはじめるサインになります。
ポイントは、必ず半角を入力する事です。
試しに、シートのどのセルでもいいので(半角で)→「=3+2」と入れてみてください、
計算結果の 5が表示されると思います。
なお、
１．関数ウィザードを使ったり、
コピーした情報を貼り付けて数式を入力する事も出来ます。
２．数値の計算精度を設定する事も出来ます。
「ツール」メニューの「オプション」をクリックし「計算方法」タブをクリックします。
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2017/02/15
【ショートカットキーでグループ化する】
データが多かったり、行や列の多い大きな集計表では、
行や列をグループ化してまとめると、
見出しや集計結果など必要な情報だけを表示する事が出来るのでとても便利です。
ショートカットキーを使えば、
選択している行や列をす早くグループ化したり、グループを解除する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．グループ化したい行または列を選択して次のショートカットを使います。
→ 「Alt」＋「Shift」＋「→」
２．グループを解除するには、
グループ化されている列(または 行)を選択して次のショートカットを使います。
→ 「Alt」＋「Shift」＋「←」
メニューからの操作方法は、
→「グループとアウトライン設定」→「グループ化」です。
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2017/02/14
【演算子】
演算子は、数式の要素に対して実行する加算、減算、乗算などの演算を指定します。
１．算術演算子は、
基本的な計算を実行し数値を組み合わせて計算結果として数値を返します。
２．比較演算子は 2つの値を比較し、
計算結果として論理値 TRUEまたは FALSEを返します。
３．文字列演算子は、
複数の文字列を組み合わせて 1つの文字列の値に結合します。
算術演算子/(内容)
+ → (プラス記号)加算
- → (マイナス記号)減算
/ → (スラッシュ)除算
* → (アスタリスク)乗算
% → (パーセント記号)パーセンテージ
^ → (キャレット)べき算 比較演算子 内容
= → 左辺と右辺が等しい
> → 左辺が右辺よりも大きい
< → 左辺が右辺よりも小さい
>= → 左辺が右辺以上である
<= → 左辺が右辺以下である
<> → 左辺と右辺が等しくない
文字列演算子/(内容)
& →(アンパサンド)2つの文字列を結合、
または連結して 1つの連続する文字列の値を作成します。
参照演算子/(内容)
セル範囲(コロン)
→ 2つのセル参照を含め、
その間に含まれるすべてのセルによって構成される 1つの参照を作成します。
複数選択(カンマ)
→ 2つの参照を含む 1つの参照を作成します。
共通部分(スペース)
→ 2つの参照に共通するセルに対して 1つの参照を作成します。
【演算子の使い方】
１．具体的な使い方
「：(コロン)」
→ 連続するセルを範囲指定する時に使います。
例)(A1：A10)
「，(カンマ)」
→ 複数のセル範囲を結合させて一つの計算式などを作成する時に使います。
例)(A1：A10，B1：B10)
２．演算するには、まず「＝」が必要です。
「＝A1＋A2」ですね。
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2017/02/13
【関数を使う】
例えば、一番簡単な例で「A1」のセルから「A3」のセルまでの合計を出そうと思えば、
=SUM(A1:A3)とします。
Excelの組み込み関数は、ワークシートおよびマクロシートの様々な計算を実行します。
計算を実行する為に関数に与える値を、引数と呼びます。
この場合( )に入っている「A1:A3」が引数で関数が「SUM」です。
関数が返す値を結果または戻り値と呼びます。
関数は、ワークシートの数式に入力して使います。
関数で使われる文字の並びを、構文と呼びます。
数式の構文は等号(=)で始まり、値と演算子を組み合わせて指定します。
数式が関数で始まる場合も同じように、先頭に等号を付けます。
かっこは引数の始まりと終わりを示します。
左右のかっこは必ず指定し、その前後にスペースを入れないように注意します。
引数には、数値や文字列、論理値、配列、エラー値、および参照が指定できます。
指定する引数は、引数として有効な値で構成する必要が有ります。
引数には、定数や数式も指定できます。
引数として指定する数式が、他の関数を含む事も出来ます。
関数に対する引数が関数そのものである場合、これは「ネスト」している状態です。
Excelでは、数式内で 7レベルまで関数を「ネスト」できます。
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2017/02/10
【印刷時に罫線のみ印刷しない】
画面上では罫線を表示させて置いて印刷の時は罫線を印刷しない方法です。
例えば、テストで印刷してみる場合など、罫線まで印刷していると時間もかかりますし、
トナーやインク代ももったいないという場合に使うと便利です。
方法は次の通りです。
１．メニュー「ファイル」→「ページ設定」
２．「シート」タブを開いて「簡易印刷」にチェックを入れます。
この方法で全ての罫線が印刷されません。
なお、同じく、同じ欄に白黒印刷というのも有りますが、
カラープリンターであれば、同じく同じようにテストで有れば、
ここにもチェックを入れて置けば、
白黒で印刷されますので、カラーインクの節約にもなると思います。
＜Excel 2007＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2010＞
「ファイル」タブ →「印刷」→「ページ設定」
＜Excel 2013＞
ファイル → ページ設定/シート →「枠線」チェックボックス
＜Excel 2016＞
リボン「ページレイアウト」タブ → 拡張をクリック → ページ設定
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2017/02/09
【フローチャートを作る ＜office共通＞ 】
プログラムを作る人でなくても、
特に複雑な作業の場合、フローチャートにするととても分かりやすくなります。
フローチャートを使えば組織図や作業行程を分かりやすくする事が出来ます。
そんな時には、
図形ツールの「オートシェイプ」の「フローチャート」と「コネクタ」を利用すると便利です。
チャートの図を移動しても、
コネクタの結線が繋がったままなので自由に簡単にレイアウトする事が出来ます。
１．フローチャートを描く場合には、
図形ツールの「オートシェイプ」の「フローチャート」で作図します。
２．図をつなぐ時には「コネクタ」を利用します。
３．コネクタでの結線は 2つの図をクリックして選ぶだけです。
自動的に最適な箇所が繋がれます。
４．コネクタでの結線は、ドラッグして図の位置を調整しても、
きちんと繋がれた状態を保ちますから、レイアウトが思い通りに出来ます。
エクセルに限らず、ワードやパワーポイントでも同じく作図する事が出来ます。
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2017/02/08
【ページ番号をつけて印刷する】
複数ある書類であれば、
できればページ数を入れるのにワープロするのではなく自動で入力されて欲しいところです。
フッター(ページの一番下のところ)にページ番号と総ページ数をつけて印刷します。
例えば 1/20ページ のようにフッターに印刷させます。
方法は次の通りです。
１．メニュー「ファイル」→「ページ設定」
２．「ヘッダー/フッター」タブで「フッター」のところで「1/?」ページ を選択。
なお「ページ設定」は、メニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックからでも出来ます。
書式は １ページ、１/×ページなどです。
その他、ファイル名、ファイルのあるパス名、作成者名などを入れる事が出来ます。
＜Excel 2007＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2010＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2013＞
リボン「挿入」タブ →「テキスト」グループ →「ヘッダーとフッター」
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2017/02/06
【印刷方向の設定】
やはり 2ページに渡って印刷されるより、
出来れば 1ページに納まって欲しい場合に使うと便利です。
ワークシートの印刷する際 2ページに渡って印刷されてしまう場合など有効です。
自動的に縮小して印刷してくれます。
１．メニューの「ファイル」→「ページ設定」
２．「ページ」タブで「横１×縦１ページに印刷」にチェック
なお「ページ設定」は、メニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックからでも出来ます。
この縮小機能意外と知られていないように思います。
逆に 1ページに納まるところを、
上記で数字を増やせば必要なページで印刷する事も可能です。
＜Excel 2007＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2010＞
「ファイル」タブ →「印刷」
＜Excel 2013＞
「ページレイアウト」タブ →「ページ設定」→「印刷の向き」
＜Excel 2016＞
リボン「ページレイアウト」タブ → ページ設定 → 拡張 → ページ設定
【長い文章をシート内へ入れる】 ＜NEW 2012＞
セルを結合して文章入れる事も出来ますが、
長い文章は、やはり図形描画機能の中のテキストボックスを使います。
方法は次の通りです。
→「表示」→「ツールバー」→「図形描画」で図形描画のツールバーを表示させます。
場所や大きさも自由に決める事が出来ます。
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2017/02/04
【印刷範囲の設定】
ワークシートの特定の範囲だけを印刷したい場合使います。
１．印刷したい範囲を選択、
まず印刷したい範囲をマウス等でドラッグして反転させます。
２．メニュー →「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」、
「印刷範囲の設定」ボタンを「標準」ツールバーに追加するには以下の手順です。
１．メニュー「ツール」→「ユーザー設定」
２．「コマンド」タブの「分類」でファイル を選択します。
３．「コマンド」にある、
「印刷範囲の設定」ボタンをドラッグして「標準」ツールバーの上でドロップします。
印刷範囲を解除するには、メニュー「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷範囲のクリア」。
印刷範囲を設定すると自動的に新しい名前が作成されます。
名前には Print_Area、参照範囲には設定した印刷範囲が入っています。
名前定義の内容は「Ctrl」＋「F3」
(メニュー「挿入」→「名前」→「定義」)です。
＜Excel 2007＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2010＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2013/2016＞
リボン「ページレイアウト」タブ →「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」
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2017/02/03
【文字を連結する】
2つ以上の複数のセルに入力された文字を連結する事が出来ます。
例えば「A1に山田」と「B1に太郎」を入れていた場合に、
2つのセルの文字を 1つにして「山田太郎」とする事が出来ます。
その他、都道府県名と住所など、
複数のセルに入力された文字列を結合する事が出来ます。
そんな時は「&(アンパサンド) 」という文字列演算子で行います。
方法は次の通りです。
１．空白のセルに「=」と入力して計算式の入力を開始します。
２．文字列が入力されたセルをクリックして、続けて「&」と入力します。
３．結合したい文字列のセルをクリックして「Enter」キーを押します。
これで、複数のセルに入力した文字列が結合されました。
同じ手順で結合したいセルを「&」で繋げば、いくつでも結合する事が出来ます。
なお、結合した結果を実際の文字列に変換するには、
計算式のセルを他のセルにコピー&ペーストして、スマートタグで「値のみ」を選択します。
これで結合した結果をテキストデータとして利用できます。
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2017/02/02
【改ページを挿入する】
ワークシートが 1ページを超える場合は、
自動的に改ページが挿入され複数のページに分けて印刷されます。
この改ページは「ファイル」メニューの「ページ設定」で設定した、
用紙サイズ、余白および拡大縮小のオプションに基づいて挿入されます。
なお、改ページは手動で設定する事も出来ます。
実は、この手動が意外と便利です。
といいますのは、
手動で改ページをいれてしまえば必ずそのページはそこで終わり次のページになるので、
複数ページにわたるシートを作成している場合は重宝します。
手動で改ページを入れるのは次の通りです。
１．メニューの「挿入」を選びます。
２．「改ページ」を選びます。
ただ、これだけで改ページになります。
基本的には、用紙サイズ(A4、B4等)と印刷設定で調整します。
ただし、エクセルの場合、
不要な行や列を削除する事で文字等をページ内に納める工夫も可能です。
＜Excel 2007＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel 2010＞
１．メニューの「ページレイアウト」タブを選びます。
２．「改ページ」を選びます。
＜Excel 2013/2016＞
リボン「表示」タブ →「ブックの表示」→「改ページプレビュー」
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