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2014/02/28
【数式にワークシート関数を挿入する】
関数は、初心者の人にとってもちょっととっつきにくいと思います。
そこで、関数を使うのに簡単な方法があります。
方法は次のとおりです。
１．数式の先頭に関数を貼り付ける場合は、数式を入力するセルを選択します。
２．数式の先頭以外の位置に関数を貼り付ける場合は、関数を挿入する位置をクリックします。
３．「挿入」 メニューの 「関数」 をクリックします。
４．「分類」 ボックスの関数の分類をクリックします。
５．「関数名」 ボックスの関数名をクリックします。
６．「次へ」 をクリックします。
７．引数のボックスに、値、参照、名前、数式、または他の関数を設定します。
初心者の方やどんな関数があるかわからない場合はおすすめです。
＜Excel ２００７＞
数式 → 関数の挿入
＜Excel ２０１０＞
数式タブ → 関数ライブラリです。
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2014/02/26
【関数が入力されている数式を変更する】
たとえば、「=sum() 」 が入っているセルで、
「=average() 」に変更する場合などです。
方法は次のとおりです。
１．編集する数式が入力されているセルを選択します。
２．数式バー内の任意の場所をクリックします。
３．引数等を変更します。
数式バーとは、Excelウィンドウの上方に表示されるバーのことです。
セルやグラフに値や数式を入力したり、入力した値や数式を編集するときに使用します。
数式バーには、アクティブセル （ 現在選択中のセル ） に
入力されている定数値や数式が表示されます。
なお、簡便な方法として、
編集するセルを選んで、F２キーを押せば、直接そのセルで数式を編集できます。
この方法が一番簡単だと思います。おすすめです。
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2014/02/25
【頭にゼロのついた数字などを表示する】
例えば、0 （ ゼロ ） や、@ （ アットマーク ） で始まる数値を、
そのままシートに表示することができます。
通常であれば、消えてしまったり、エラーになったりで、
標準では、0 ( ゼロ ) から始まる数字を入力すると、0が表示されません。
また、単価などの 「@」 を入力すると、数式と判断されてしまいます。
方法は次のとおりです。
（ 方法 １ ）
「0123」 などの数字や、「@」 の前にシングルクォーテーションマーク (
' ) を入力します。
（ 方法 ２ ）
0 ( ゼロ ) や 「@」 で始まる数値を文字列として扱うと入力した値はそのまま表示されます。
１．「書式」 メニューの 「セル」 を選択します。
２．「表示形式」 より 「文字列」 を選択し、「OK」 をクリックします。
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2014/02/23
【他のワークシートへの参照を入力する】
ひとつのシート内で計算が完結する場合がありますが、
シートが複数枚集まったブック内で、
別のシートのセルを計算式で参照したい場合もある思います。
そのような時に使います。
方法は、次のとおりです。
１．参照を入力するセルを選択します。
２．等号 ( = ) を入力します。
３．参照するセル範囲が含まれるワークシートに切り替え、
参照するセル範囲を選択します。
このように、同一のシートはもちろん、
エクセルの下にタブのある別シートでも参照できます。
他のシートを参照した場合、「シート名！」 と 「！」 がつきます。
従って、シート名は、デフォルトの 「Sheet１」 等ではなく、
分かりやすいシート名にしておいたほうが、わかりやすいと思います。
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2014/02/22
【相対参照と絶対参照の違い】
計算式をコピーして別のセルに貼り付けした場合、
その計算式の参照するセルは、
コピー元のセルとは違ったセルで計算結果がうまくいかないという経験がありませんか？
それは、以下のような考えがエクセルにあるためです。
相対参照と絶対参照の区別は、
あるセルから他のセルへ、数式をコピーするときに重要になります。
通常は、相対参照が使われます。
絶対参照が含まれる数式を移動またはコピーすると、
絶対参照は元の数式と同じ状態でコピーされます。
これに対して、相対参照は新しい位置に合わせて自動的に調整されるため、
コピー先または移動先の数式内の相対参照は、
元の数式内の参照とは異なるセルを表します。
相対参照を絶対参照にする方法として、
式の中のセルの前にドルマーク （ ＄ ） を入れると、
式をコピーしても参照先が動くことはありません。
数式をコピーをして、
計算式の参照先が変わってしまって困ったことはないですか？
それは、相対参照だからです。
半角の 「$」 をいれると、数式の参照先は変わりません。
コピーしても参照先は同じです。
お試し下さい。
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2014/02/19
【エクセルのデータをワードに取り込む】
エクセルで作成したデータをワードに取り込み、
そのエクセルデータを編集すると、ワードのデータにも反映されます。
つまり連動させることができます。
方法は次のとおりです。
１．ワードに取り込みたいエクセルのデータで取り込みたい部分を選択します。
２．「編集 ( E ) 」 メニューから
「コピー ( C ) 」 を選択し、取り込みたい部分をコピーします。
３．ワードに切り替えて、「編集 ( E ) 」 メニューから
「形式を選択して貼り付け ( S ) ... 」 を選択します。
４．「形式を選択して貼り付け」 が開いたら、「リンクの貼り付け」 をクリックし、
「貼り付ける形式」 は 「Microsoft Excelワークシートオブジェクト」 を選択して
「OK」 ボタンをクリックします。
５．ワードにエクセルのデータが貼り付けられる。
これで、エクセルの元データを変更し、
ワードを見ると変更箇所が反映されていることが確認できます。
＜Word ２００７＞
ホーム → 貼り付け
＜Word ２０１０＞
ホームタブ → 貼り付け
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2014/02/18
【数式の表示/非表示を切り替える】
セルに入れた数式をチェックするのにいい方法があります。
ワークシートで数式を使った作業をしているときに、
数式の表示/非表示を切り替えてセルに数値 （ 数式の計算結果 ） を表示したり、
数式そのものを表示したりします。
方法は次のとおりです。
数式の表示/非表示を切り替えるには、
→ 「Ctrl」 キーと 「Shift」 キーを押しながら 「@」 キーを押します。
また、数式を表示にして、印刷すれば、もちろん数式も印刷できます。
一覧にして印刷しておけばチェックもはかどります。
とても便利です。
これで、いっきに数式のチェックができてしまいます。
【「グラフ 1」 を簡単に作成する】
ボタン一つでグラフを作成することができます。
方法は次のとおりです。
１．グラフを作成する範囲をマウスでドラッグして選択します。
２．「F11」 キーを押します。
「Graph1」 シートが追加され表が作成されます。
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2014/02/16
【数式を入力する】
数式を入力する方法です。
方法は次のとおりです。
１．数式を入力するセルを選択します。
２．半角の等号 ( = ) を入力し、続けて数式を入力します。
なお、名前や関数を貼り付けることによって数式の入力を開始すると、
等号が自動的に挿入されます。
半角の 「=」 を入れることで、今から数式をはじめるサインになります。
ポイントは必ず半角を入力することです。
試しに、シートのどのセルでもいいので
（ 半角で ） 「=3+2」 と入れてみてください、
計算結果の 5が表示されると思います。
なお、
１．関数ウィザードを使ったり、コピーした情報を貼り付けて、
数式を入力することもできます。
２．数値の計算精度を設定することもできます。
「ツール」 メニューの 「オプション」 をクリックし、
「計算方法」 タブをクリックします。
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2014/02/15
【ショートカットキーでグループ化する】
データが多かったり、行や列の多い大きな集計表では、
行や列をグループ化してまとめると、
見出しや集計結果など必要な情報だけを表示することができるのでとても便利です。
ショートカットキーを使えば、
選択している行や列をす早くグループ化したり、
グループを解除することができます。
方法は、次のとおりです。
１．グループ化したい行または列を選択して、
次のショートカットを使います。
→ 「Alt」＋「Shift」＋「→」
２．グループを解除するには、
グループ化されている列 ( または 行 ) を選択して、
次のショートカットを使います。
→ 「Alt」＋「Shift」＋「←」
メニューからの操作方法は、
→ 「グループとアウトライン設定」→「グループ化」 です。
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2014/02/14
【演算子】
演算子は、数式の要素に対して実行する加算、減算、乗算などの演算を指定します。
１．算術演算子は、基本的な計算を実行し、
数値を組み合わせて計算結果として数値を返します。
２．比較演算子は、2つの値を比較し、
計算結果として論理値 TRUE、または FALSEを返します。
３．文字列演算子は、
複数の文字列を組み合わせて、1つの文字列の値に結合します。
算術演算子 / 内容
+ → ( プラス記号 ) 加算
- → ( マイナス記号 ) 減算
/ → ( スラッシュ ) 除算
* → ( アスタリスク ) 乗算
% → ( パーセント記号 ) パーセンテージ
^ → ( キャレット ) べき算 比較演算子 内容
= → 左辺と右辺が等しい
> → 左辺が右辺よりも大きい
< → 左辺が右辺よりも小さい
>= → 左辺が右辺以上である
<= → 左辺が右辺以下である
<> → 左辺と右辺が等しくない
文字列演算子 / 内容
& → ( アンパサンド ) 2つの文字列を結合、
または連結して、1つの連続する文字列の値を作成します。
参照演算子 / 内容
セル範囲 ( コロン )
→ 2つのセル参照を含め、
その間に含まれるすべてのセルによって構成される、1つの参照を作成します。
複数選択 ( カンマ )
→ 2つの参照を含む、1つの参照を作成します。
共通部分 ( スペース )
→ 2つの参照に共通するセルに対して、1つの参照を作成します。
【演算子の使い方】
１．具体的な使い方
「： （ コロン ） 」
→ 連続するセルを範囲指定する時に使います。
例 ） （Ａ１：Ａ１０）
「， （ カンマ ） 」
→ 複数のセル範囲を結合させて一つの計算式などを作成する時に使います。
例） （Ａ１：Ａ１０，Ｂ１：Ｂ１０）
２．演算するには、まず 「＝」 が必要です。
「＝Ａ１＋Ａ２」 ですね。
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2014/02/12
【関数を使う】
例えば、一番簡単な例で、
「Ａ１」 のセルから 「Ａ３」 のセルまでの合計を出そうと思えば、
=SUM(A1:A3) とします。
Excelの組み込み関数は、
ワークシートおよびマクロシートのさまざまな計算を実行します。
計算を実行するために関数に与える値を、引数と呼びます。
この場合 （ ） に入っている、
「A1:A3」 が引数で、関数が 「SUM」 です。
関数が返す値を結果または戻り値と呼びます。
関数は、ワークシートの数式に入力して使います。
関数で使われる文字の並びを、構文と呼びます。
数式の構文は等号 ( = ) で始まり、値と演算子を組み合わせて指定します。
数式が関数で始まる場合も同じように、先頭に等号を付けます。
かっこは引数の始まりと終わりを示します。
左右のかっこは必ず指定し、
その前後にスペースを入れないように注意します。
引数には、数値や文字列、論理値、配列、エラー値、および参照が指定できます。
指定する引数は、引数として有効な値で構成する必要があります。
引数には、定数や数式も指定できます。
引数として指定する数式が、他の関数を含むこともできます。
関数に対する引数が関数そのものである場合、
これは 「ネスト」 している状態です。
Excelでは、数式内で 7レベルまで関数を 「ネスト」 できます。
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2014/02/10
【印刷時に罫線のみ印刷しない】
画面上では罫線を表示させておいて、
印刷の時は罫線を印刷しない方法です。
たとえば、テストで印刷してみる場合など、
罫線まで印刷していると、時間もかかりますし、
トナーやインク代ももったいないという場合に使うと便利です。
方法は次のとおりです。
１．メニュー 「ファイル」→「ページ設定」」
２．「シート」 タブを開いて 「簡易印刷」 にチェックを入れます。
この方法で、全ての罫線が印刷されません。
なお、同じく、同じ欄に、白黒印刷というのもありますが、
カラープリンターであれば、同じく、同じようにテストであれば、
ここにもチェックを入れておけば、白黒で印刷されますので、
カラーインクの節約にもなると思います。
＜Excel ２００７＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel ２０１０＞
「ファイル」 タブ →「印刷」→「ページ設定」
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2014/02/09
【フローチャートを作る ＜office共通＞】
プログラムを作る人でなくても、特に複雑な作業の場合、
フローチャートにするととてもわかりやすくなります。
フローチャートを使えば、
組織図や作業行程をわかりやすくすることができます。
そんな時には、
図形ツールの 「オートシェイプ」 の 「フローチャート」 と
「コネクタ」 を利用すると便利です。
チャートの図を移動しても、コネクタの結線がつながったままなので、
自由に簡単にレイアウトすることができます。
１．フローチャートを描く場合には、
図形ツールの 「オートシェイプ」 の 「フローチャート」 で作図します。
２．図をつなぐときには 「コネクタ」 を利用します。
３．コネクタでの結線は、2つの図をクリックして選ぶだけです。
自動的に最適な箇所がつながれます。
４．コネクタでの結線は、ドラッグして図の位置を調整しても、
きちんとつながれた状態を保ちますから、
レイアウトが思い通りにできます。
エクセルに限らずワードやパワーポイントでも同じく作図することができます。
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2014/02/08
【ページ番号をつけて印刷する】
複数ある書類であれば、
できればページ数を入れるのにワープロするのではなく、
自動で入力されてほしいところです。
フッター （ ページの一番下のところ ） にページ番号と総ページ数をつけて印刷します。
例えば、1/20ページ のようにフッターに印刷させます。
方法は、次のとおりです。
１．メニュー 「ファイル」→「ページ設定」
２．「ヘッダー/フッター」 タブで 「フッター」 のところで 「1/?」 ページ
を選択。
なお、「ページ設定」 は、
メニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックからでもできます。
書式は、１ページ、１/×ページなどです。
その他、ファイル名、
ファイルのあるパス名、作成者名などを入れるころができます。
＜Excel ２００７＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel ２０１０＞
ページレイアウト → ページ設定
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2014/02/06
【印刷方向の設定】
やはり ２ページに渡って印刷されるより、
できれば １ページに納まってほしい場合に使うと便利です。
ワークシートの印刷する際 ２ページに渡って印刷されてしまう場合など有効です。
自動的に縮小して印刷してくれます。
１．メニューの 「ファイル」→「ページ設定」
２．「ページ」 タブで 「横１×縦１ページに印刷」 にチェック
なお、「ページ設定」 は、
メニューバーの左のエクセルアイコンを右クリックからでもできます。
この縮小機能意外と知られていないように思います。
逆に、１ページに納まるところを、
上記で数字を増やせば、必要なページで印刷することも可能です。
＜Excel ２００７＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel ２０１０＞
「ファイル」 タブ →「印刷」
【長い文章をシート内へ入れる】
セルを結合して、文章入れることもできますが、
長い文章は、やはり図形描画機能の中のテキストボックスを使います。
方法は次のとおりです。
「表示」→「ツールバー」→「図形描画」 で、図形描画のツールバーを表示させます。
場所や大きさも自由に決めることができます。
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2014/02/04
【印刷範囲の設定】
ワークシートの特定の範囲だけを印刷したい場合使います。
１．印刷したい範囲を選択、
まず印刷したい範囲をマウス等でドラッグして反転させます。
２．メニュー →「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」
「印刷範囲の設定」 ボタンを 「標準」ツールバーに追加するには以下の手順です。
１．メニュー 「ツール」→「ユーザー設定」
２．「コマンド」 タブの 「分類」 で、ファイル を選択します。
３．「コマンド」 にある 「印刷範囲の設定」 ボタンをドラッグして
「標準」 ツールバーの上でドロップします。
印刷範囲を解除するには、
メニュー 「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷範囲のクリア」。
印刷範囲を設定すると自動的に新しい名前が作成されます。
名前には Print_Area、参照範囲には設定した印刷範囲が入っています。
名前定義の内容は 「Ctrl」＋「F3」
( メニュー 「挿入」→「名前」→「定義」 ) です。
＜Excel ２００７＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel ２０１０＞
ページレイアウト → ページ設定
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2014/02/03
【文字を連結する】
2つ以上の複数のセルに入力された文字を連結することができます。
例えば、「Ａ１に山田」 と 「Ｂ１に太郎」 を入れていた場合に、
2つのセルの文字を １つにして 「山田太郎」 とすることができます。
その他、都道府県名と住所など、
複数のセルに入力された文字列を結合することができます。
そんな時は 「& ( アンパサンド ) 」 という文字列演算子で行います。
方法は次のとおりです。
１．空白のセルに 「=」 と入力して計算式の入力を開始します。
２．文字列が入力されたセルをクリックして、続けて 「&」 と入力します。
３．結合したい文字列のセルをクリックして 「Enter」 キーを押します。
これで、複数のセルに入力した文字列が結合されました。
同じ手順で、結合したいセルを 「&」 でつなげば、
いくつでも結合することができます。
なお、結合した結果を、実際の文字列に変換するには、
計算式のセルを他のセルにコピー&ペーストして、
スマート タグで 「値のみ」 を選択します。
これで結合した結果をテキストデータとして利用できます。
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2014/02/02
【改ページを挿入する】
ワークシートが 1ページを超える場合は、
自動的に改ページが挿入され、複数のページに分けて印刷されます。
この改ページは、「ファイル」 メニューの 「ページ設定」 で設定した用紙サイズ、余白、
および拡大縮小のオプションに基づいて挿入されます。
なお、改ページは、手動で設定することもできます。
実は、この手動が、意外と便利です。
といいますのは、手動で、改ページをいれてしまえば、
必ず、そのページはそこで終わり、次のページになるので、
複数ページにわたるシートを作成している場合は重宝します。
手動で改ページを入れるのは、次のとおりです。
１．メニューの 「挿入」 を選びます。
２．「改ページ」 を選びます。
ただこれだけで、改ページになります。
基本的には、用紙サイズ （A4、B4等 ） と、印刷設定で調整します。
ただし、エクセルの場合、
不要な行や列を削除することで文字等をページ内に納める工夫も可能です。
＜Excel ２００７＞
ページレイアウト → ページ設定
＜Excel ２０１０＞
１．メニューの 「ページレイアウト」 タブを選びます。
２．「改ページ」を選びます
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