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2016/05/30
【ゼロを非表示にする】
セルにゼロを入力すると、当然 「0」 という表示になります。
ところがこの 「0」 を表示したくない事が有ります。
非表示にするには、次のように設定します。
１．「ツール」→「オプション」 を選択する。
２．「表示」 タブを選択する。
３．「ゼロ値」 という項目が有るので、そのチェックを外して、「OK」 ボタンをクリックします。
これで、「0」 は表示されなくなります。
一部のセルだけをゼロ表示にしたい場合は、
１．ゼロを非表示にしたいセルを選択する。
２．右クリックで 「セルの書式設定」 を選択する。
３．「表示形式」 タブを選択する。
４．「分類」 の一覧の中から 「ユーザー定義」 を選択する。
５．「種類」 の欄に 「0；0；」 と入力して 「OK」 ボタンをクリックします。
これで指定したセルのみ、「0」 を非表示設定する事が出来ます。
＜Excel 2007＞
１．「Officeボタン」 をクリック、「Excelのオプション」 をクリック。
→ 「詳細設定」 をクリックします。
２．「次のシートで作業するときの表示設定」 からワークシートを選択し、
次の何れかの操作を行います。
・ ゼロの値が入力されているセルに "0" を表示するには、
「ゼロ値のセルにゼロを表示する」 チェックボックスをオンにします。
・ ゼロの値が入力されているセルを空白セルとして表示するには、
「ゼロ値のセルにゼロを表示する」 チェックボックスをオフにします。
＜Excel 2010＞
「ホーム」 タブ →「書式」→「セルの書式設定」→「表示形式」
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2016/05/29
【インデント機能を使う】
同じ列に並べたセルに上下関係などの階層関係が有る時、
下の階層になるセルの文字を少し字下げして置くと、その関係が解りやすくなります。
そんな時に、文字列の先頭に空白を挿入するのでは無くて、「インデント」
機能を使ってみます。
これを使うと字下げが簡単に出来ます。
先頭に空白が入らないので、並べ替えをしても順番がおかしくなりません。
尚、元に戻す時はセル範囲を選択して、「インデントの解除」 ボタンを押します。
使い方は、次の通りです。
１．字下げしたいセルを選択します。
２．ツールバーに有る 「インデント」 ボタンをクリックします。
これで、選択したセルの先頭が一文字分下がります。
尚、文字の先頭には、空白は入っていません。
又、ツールバーに 「インデント」 ボタンがない場合は、
メニューのツールのユーザー設定で、ボタンを設定します。
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2016/05/27
【エクセルの検索機能 ２】
以前、ご紹介した、文字列、数字、数式にも使えるエクセルの便利な検索と置換の機能ですが、
「編集」 メニューから 「検索」 での検索や置換で、
「検索する文字列」 や 「置換後の文字列」 に文字をいれる訳ですが、
文字列の全てが解らない場合など便利な方法が有ります。
それは、ワイルドカードが使えるという事です。
ワイルドカードとは、「*」 (アスタリク) の事です。
必ず 「半角のアスタリク」 を入れます。
例えば、山田なんとか 山田ＸＸさんを検索したい場合、
「山田*」 と入力すれば、山田とつく苗字の人が全てヒットします。
山田太郎さん 山田一郎さん等です。
エクセルの検索でもワイルドカードは使用出来ます。
因みに検索の方法ですが、次の通りです。
１．検索したいセル範囲を指定する。
２．「編集」 メニューから、「検索」 を選択する。
３．「検索と置換」 ダイアログが開くので、「検索」 タブを開く。
４．「検索する文字列」 に検索したい文字を入力する。
５．「次を検索」 ボタンをクリックする。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「ホーム」 を選択。
２．編集の検索と選択です。
＜Excel 2010＞
１．メニューの 「ホーム」 を選択。
２．編集の検索と選択です。
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2016/05/26
【エクセルの検索機能 １】
エクセルで、見出しや項目に文字を入れたり、中にはワープロとして使われている人をみます。
やはり、ワードと同じように、検索や置換が必要になって来ます。
エクセルの検索機能は、
指定した文字等のデータがシートのどのセルに入力されているかを検索したり、
検索した文字等を別の文字等に置換する機能が有ります。
使い方は、次の通りです。
１．検索したいセル範囲を指定する。
２．「編集」 メニューから 「検索」 を選択する。
３．「検索と置換」 ダイアログが開くので 「検索」 タブを開く。
４．「検索する文字列」 に検索したい文字を入力する。
５．「次を検索」 ボタンをクリックする。
置換する場合は、置換のタブを開き、置換後の文字列にも入力します。
尚、この検索や置換、見出しや項目の文字だけでなく、セルの数字もそうですが数式にも有効です。
数式を一気に変更したい時には重宝します。
＜Excel 2007＞
１．メニューの 「ホーム」 を選択。
２．編集の検索と選択です。
＜Excel 2010＞
「ホーム」 タブ →「検索」
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2016/05/24
【セルの移動 ２】
セルのデータを移動すると、移動先のセルに既にデータが入力されている場合、
「セルの内容を置き換えますか？」 と言うメッセージが表示されます。
「Ｙ」 を押すと、移動先のデータは上書きされて消えてしまいます。
そうではなくて、そのデータのセルの真横 (縦、下、上) に ”挿入” する方法が有ります。
方法は次の通りです。
１．移動したいセルの範囲を指定する。
２．「Shift」 キーを押しながら、選択したセルを移動先へドラッグ＆ドロップします。
３．移動先にセルが挿入され、元のセルは移動します。
移動ではなく、コピーしたい場合は、→ 「Shift」 キーと 「Ctrl」 キーを同時に押します。
一つや二つでは、セルをづらすなど従来の方法でも良いですが、
沢山有る場合は、この方法が重宝します。
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2016/05/22
【セルにコメントを付ける】
セルに数字を入れてしまうと、計算する場合など文字のコメントなどを入れる事が出来なくなります。
横のセルを使える場合は良いですが、余分なセルが無いなど、
セルに入力内容のコメントや備考などの説明を付けたい場合が有ります。
こんな時の為に、エクセルではコメントをセルに挿入する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．コメントを付け加えたいセルを指定して右クリック、「コメントの挿入」 を選択します。
２．表示されたコメントの入力欄にコメントを入力します。
これで、コメントを設定したセルに、赤いマークが表示され、
そのセルにマウスのポインタを合わせれば、コメントが表示されます。
又、既に入力して有るコメントを変更や削除する事も出来ます。
編集する場合は、同じく右クリックでコメントの編集を選びます。
＜マウスポインター＞
マウスの矢印の先の部分をマウスのポインターと言います。
又、そのポインターでクリックなどの為に、
アイコンの上にのせたり、マウスで持って行く事を、ポイントすると言います。
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2016/05/20
【自動で入力モードを変更】
例えば、郵便番号は、半角で、住所は全角で入力した場合が有ります。
その場合にセル毎に入力規則を設定する事が出来ます。
セル毎に入力方法を変更する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．全角を使用したい、全角を入力するセルを選択。
２．データメニューから 「入力規則」 を選択。
３．「データの入力規則」 画面の 「日本語入力」 タブを選択。
４．「日本語入力」 の欄をクリックして 「ひらがな」 を選択。
半角で入力したいので有れば、上記 ４で 「半角英数字」 を選択します。
これで、日本語入力が自動的に全角になったり半角になったりします。
データベースを入力する時は、とても便利です。
【エクセルの画面を画像にする】 ＜NEW12＞
Web上に掲載したり、意図的に編集出来ないようにしたい時に使います。
像化する事をスクリーンショット或いは、画面キャプチャーなどと言いますが、
この操作は、エクセルでは無く、Windowsに付属している機能を使います。
方法は次の通りです。
１．撮りたい画面を表示させて置きます。
２．キーボードの 「Print Screen」 キーを押します。
３．画面が画像化されパソコン内に一時保存されます。
そのファイルを使って、Web上に掲載したり、メールで送って見て貰います。
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2016/05/18
【カーソルの移動方向の変更】
シートに連続してデータを入力する時は、
「上から下に」 か 「左から右に」 のどちらかの方向で入力していくと思いますが、
セルにデータを入力して 「Enter」 キーを押した時に移動するセルの方向を設定する事が出来ます。
エクセルの初期設定の段階では、
データを入力して 「Enter」 キーを押すとセル方向は、下にしか行かないと思いますが、
この方法では、任意に方向を決める事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．「ツール」 メニュー、→「オプション」 を選択します。
２．「編集タブ」 を選択。
３．「入力後にセルを移動する」 と言う項目で、移動させたい方向を設定します。
セルを横に動かしたい時は、とても助かります。
＜Excel 2007＞
左上のエクセルのアイコン → 下のほうの Excelのオプション
→ 「詳細設定」→「Enterキーを押した後にセルを移動する」 で設定します。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「オプション」
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2016/05/17
【メールアドレスのリンクを作成する】
Eメールのアドレスのリンクをセルに設定する事が出来ます。
そのセルの文字をクリックすれば、自動的に Outlookや OutlookExpressが起動して、
タイトルと内容を記入するだけで、直にメールを出す事が出来ます。
住所や電話番号や Eメールを記載した住所録などのデータベースに作成して置けば、
いちいち、Outlookにアドレスをコピーし直さずに済みますので便利だと思います。
リンクの作成方法は次の通りです。
１．リンクを作成したいセルを選択して 「挿入」 メニュー、→「ハイパーリンク」 を選択します。
２．「ハイパーリンクの挿入」 ダイアログが表示されましたら、
画面左側 「リンク先」 で 「電子メールアドレス」 を選択します。
３．「電子メールアドレス」 欄に送信先のメールアドレスを入力します。
「件名欄」 に送信するメールの件名を指定する事も出来ます。
但し、必要も無いのにこれを設定していると、
マウスを少し、クリックするだけで、OEなどが起動しますので、煩わしくなってしまいます。
そのような場合は、逆の手順で解除する事が出来ます。
＜Excel 2007＞
挿入 → ハイパーリンク
＜Excel 2010＞
挿入 → リンク → ハイパーリンク
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2016/05/16
【オートコンプリートで入力を早くする】
データベースを作る時、住所や部署は、重複する事が多いと思います。
同じ列の上の行に有る、何処かのセルに入力したデータと同じものを入力する場合、
「オートコンプリート」 と言う機能を使うと、
最初の数文字を入力しただけで、後ろの文字が自動的に入力出来ます。
この方法をオートコンプリートと言います。
使い方は次の通りです。
１．「ツール」 メニューの 「オプション」 を選択します。
２．「編集」 タブを選択します。
３．「オートコンプリートを使用する」 と言う項目にチェックを入れて 「OK」
です。
これで、同じ内容を入力する場合、自動的に単語が入って来ます。
便利と言えば便利ですが、煩わしいと思われたら、再度チェックを外して下さい。
元に戻す事が出来ます。
基本的には、IEなどと同じ原理です。
＜Excel 2010＞
「ファイル」 タブ →「オプション」
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2016/05/15
【セルに影を付ける】
セルに影を付けてセルに注目させる事が出来ます。
目立たせたいセルを影付きにすれば、解り易くなります。
方法は次の通りです。
１．「標準」 ツールバーの 「図形描画」 ボタンをクリック。
２．「図形描画」 ツールバーが表示されます。
影を付けたいセルを選んで、
「図形描画」 ツールバーの 「影」 ボタンをクリックし、好みの影のパターンを選択します。
実は、この影、セルの周囲に合わせて配置したオートシェイプです。
影の辺りにマウスを当てると、ポインタの形状が変化するので解ります。
なかなか、セルに色を付けたり、フォントを変えたりするより印象的になると思います。
尚、もし 「標準」 ツールバーに 「図形描画」 のアイコンが無い場合は次の方法で追加します。
１．メニュー 「ツール」→「ユーザー設定」 を選択します。
２．コマンドのタブを選びます。
３．左のウインドウで、図形描画を選ぶと、コマンドウインドウに影付きスタイルのアイコンが現れます。
４．そのアイコンをツールバーにドラッグします。
これで、ツールバーに 「影付きスタイル」 ボタンが追加されます。
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2016/05/14
【セルに計算式を表示】
複数の計算式を作った場合など、シートで一覧してチェックしたい場合が有ると思います。
そのような時に便利なのがこの機能です。
通常は、セルにカーソルを合わせるしかチェックのしようが有りません、
一度に、全ての計算式を一望する事が出来ませんので、計算式のミスをチェックするにはとても便利です。
方法は次の通りです。
１．「ツール」 メニューの 「オプション」 を選択する。
２．「表示」 タブを選択する。
３．「ウインドウオプション」 の 「数式」 にチェックを入れる。
４．「OK」 ボタンをクリック。
これで、計算結果のみが表示されていたセルに計算式が表示されていると思います。
又、戻したい時は、「ウインドウオプション」 の 「数式」 のチェックを外します。
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2016/05/12
【行列番号を印刷】
セルの位置の 「A1」、「B2」 は通常印刷されませんが、
印刷時に設定する事で、行列番号もデータと一緒に印刷する事が出来ます。
なお、セル位置とは画面左上の所に有ります。
方法は次の通りです。
１．「ファイル」 メニューの 「ページ設定」 を選択する。
２．「ページ設定」 ダイアログが表示されたら 「シートタブ」 をクリックする。
３．「印刷」 と言う項目の中に有る 「行列番号」 にチェックを入れて、「OK」 ボタンを押します。
これで、行列番号もデータと一緒に印刷されます。
なお、セル位置の記号の意味ですが、
例えば A1と表示されていれば、行位置が A列で、列位置が １行に位置するセルと言う事になります。
＜Excel 2007＞
ページレイアウト → ページ設定
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2016/05/11
【リスト機能】
リスト機能という新しい機能を使って簡単に平均値などをを計算する事が出来ます。
Excel 2003より新たに 「リスト機能」 が追加され、
リストの平均値の計算や最大値、最小値などを出すのがとても簡単になりましたので、ご紹介します。
方法は次の通りです。
１．「データ」→「リスト」→「リストの作成」 をクリックします。
２．リストに変換するデータ範囲を指定して 「OK」 をクリックします。
３．「リスト」 ダイアログの 「集計行の表示/非表示」 をクリックすると、
リストの最後に集計行が追加され、リストが完成します。
４．集計行のセルをクリックすると、プルダウンボタンが表示され、
平均や合計、最小値、最大値などの項目を選択するだけで簡単に計算や抽出が出来ます。
又、リスト機能では、オートフィルタ機能も自動的に設定されます。
＜Excel 2007＞
挿入 → テーブル
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2016/05/10
【カメラ機能】
カメラ機能は、シートの任意のセルを、他のシートやブックに 「図」 として表示させる機能で、
例えば、別のシートに入力したデータを見ながら、
新たにシートにデータを入力したり参照する時に使用します。
従って、コピー＆貼り付けとは少し違います。
「カメラ機能」 を使って表示されるデータは、画像 (オブジェクト) としてコピーされます。
この画像を移動させてもセルのデータが隠れるだけで、データ自体は上書きされません。
方法は次の通りです。
１．「表示」 の 「ツールバー」 から 「ユーザー設定」 と選択。
２．ユーザー設定の 「コマンド」 タブを表示。
３．「分類」 から 「ツール」 を選択します。
４．「コマンド」 から 「カメラ」 を選択。
カメラのアイコンをツールバーの、表示させたままでドラッグ＆ドロップして移動させます。
５．カメラのアイコンがツールバーに表示される。
６．参照したいセルの範囲を指定します。
７．カメラアイコンをクリックします。
８．シート内でも他のシートでも任意の場所をクリック。
これでそのカメラで撮られた場面が、箇所が貼り付けられます。
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2016/05/08
【フォントサイズを自動調整】
文字数にあわせてフォントの大きさを調整するように設定する事が出来ます。
設定したセル幅に入力した文字が表示出来なくなった時に使います。
セルの幅を広げられない場合、入力した文字で対応するしか有りません。
この機能は、自動的にセル幅に合わせてサイズを調節してくれるように設定します。
方法は次の通りです。
１．セルから文字がはみ出したセルを選択します。
２．「書式」 の 「セル」 を選択します。
３．「セルの書式設定」 の 「配置」 タブをクリックします。
４．「縮小して全体を表示する」 のチェックボックスにチェックを入れて、「OK」 ボタンをクリックします。
これで、セルからはみ出していた文字のフォントサイズは、
自動的に、セル幅に収まりきるサイズにと変更されます。
但し、狭い所に多く文字を入れると当然ながら、フォントがどんどん小さくなって見辛くなります。
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2016/05/07
【画面イメージをいれる (office共通) 】
パソコンの画面イメージを挿入する事が出来ます。
パソコンのモニタに表示されている今使っているアプリケーションのウィンドウや
画面全体のイメージを切り取って (キャプチャして) 、ドキュメント内に貼り付ける事が出来ます。
特に、アプリケーションなどの説明文やマニュアルを作る時に便利です。
使い方は次の通りです。
１．複数のアプリケーションを使っていたりして色々ウィンドウを開いて作業している場合は、
画面イメージをキャプチャするウィンドウを一番手前に表示します。
２．一番手前のウィンドウのイメージをキャプチャするには、
→ 「Alt」＋「PrintScreen」 キーを押します。
画面全体のイメージをキャプチャするには、
→ 「PrintScreen」 キーを押します。
３．イメージを貼り付けるドキュメントに切り替え、
→ 「編集」 メニューの 「貼り付け」 をクリックします。
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2016/05/06
【ふりがなを編集する】
セル内の漢字にふりがなを付ける方法は、
「書式」 メニュー、→「ふりがな」→「表示/非表示」 を選択します。
ただし、このふりがな必ずしも正しいとは限りません。
今回ご紹介するのは、表示させたふりがなの編集方法です。
方法は次のとおりです。
１．ふりがなを変更させたいセルを選択する。
２．「書式」 メニュー、→「ふりがな」→「編集」 を選択する。
３．正しいふりがなを入力して、「Enter」 キーを 2回押す。
【ふりがなを設定する】
次の方法で細かくふりがなの書式を変更する事が可能です。
１．ふりがなを変更させたいセルを選択する。
２．「書式」 メニュー、→「ふりがな」→「設定」 を選択する。
３．ふりがなタブで、「ひらがな」 か 「カタカナ」 か、ふりがなの配置位置を、
そしてフォントタブでは文字の表示形式を変更出来る。
４．「フォント」 タブを開けば、ふりがなで使用している文字のフォント関連の編集が出来ます。
＜Excel 2007＞
ホーム → フォント
＜Excel 2010＞
ホーム → フォント
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2016/05/04
【ふりがなを表示させる】
エクセルもワードのようにふりがなを表示させる事が出来ます。
ふりがなを表示させる方法をご紹介します。
方法は次の通りです。
１．セルに、名前など漢字を入力します。
２．その入力したセルを選択します。
３．右クリックして、「ふりがなを表示」 を選ぶます。
４．漢字の上にふりがなが表示されます。
もしこの表示したふりがなを、もう一度表示しないように設定したい時は、
もう一度、右クリックして、「ふりがなを表示」 を選びます。
表示されていたふりがなが非表示に切り替わります。
なお、同じくこの設定で、ふりがなをカタカナにしたり平仮名にしたり、フォントを設定する事が出来ます。
＜Excel 2007＞
ホーム → フォント
＜Excel 2010＞
「ホーム」 タブ →「フォント」
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2016/05/03
【 「オートSUM」 ボタンを使用する】
Excel2000までの古いバージョンでは、オートSUM機能は確かにワンクリック合計が取れて便利でしたが、
その機能は、数値の合計に限られていました。
しかし、Excel Version 2002以降では、「オートSUM」 ボタンにそれ以外の機能が追加され、
選択したセル範囲の平均値を計算したり、最大値や最小値を検索する事も出来る様になりました。
方法は、次のとおりです
１．計算したい数値が入力されている列、又は行の末尾のセルをクリックします。
２．「標準」 ツールバーの 「オートSUM」 ボタンの右端に有る下向き矢印をクリックし、
使用したい計算方法をクリックし、「Enter」 キーを押します。
合計、平均、データの個数、最大値、最小値がメニューに有ります。
それ以外も使えるようになってます。
それ以外を選べば全ての関数が表示されるようになっています。
もし、「オートSUM 」 ボタンが見当たらない場合は、
→ 「表示」→「ツール」 バーで、「表示」 にチェックを入れると、
標準のツ−ルバーが現れ、「オートSUM 」 ボタンが使えるように成ります。
＜Excel 2007＞
ホーム → 編集
＜Excel 2010＞
「数式」 タブ →「関数ライブラリ」
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2016/05/02
【開いているブックを一発で閉じる方法】 ＜NEW12＞
時々複数のブックを開いて作業する事が有ります。
作業が終わった後にブックを一つずつ閉じていては手間が掛かってしまいます。
こんな時、一発でブックを閉じる方法が有ります。
開いているブックを一発で閉じる方法は、次の通りです。
１．「Shift」 キーを押したまま、ファイルメニューを選択します。
２．ファイルメニューの今まで単なる 「閉じる (C) 」 コマンドが、「すべて閉じる (C) 」 に変わります。
３．この 「すべて閉じる (C) 」 をクリックすれば、
エクセルの中で開いているブックをすべていっきに閉じる事が出来ます。
ただし、Excel本体は終了しません。
ちょっとした事ですが、癖にしてしまえば毎日の積み重ねで効率アップになるかもしれません。
お試しください。
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