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2017/03/31
【条件が一致するセルの個数を数える】
エクセルのシートに有る、
入力した数字や記号を数えるというケースは結構あると思います。
例えば ○や Ｘの数、
何かの数を数える場合に便利な方法が有りますのでご紹介します。
関数を使います。
例えば ○の数をかぞえてみます。
方法は次の通りです。
１．今から使うのは全部半角で、セルに「=COUNTIF(A1:A5,"○")
」と入れます。
２．これで、セル範囲 A1から A5の中に有る ○の数を数えます。
セル範囲を変更するので有れば「A1:A5」の箇所を変更します。
数えるものを変更するので有れば「○」の部分を、例えば「Ｘ」に変更します。
○の部分を数字や漢字に替えても構いません。
例え漢字でもカウントしてくれます。
＜補足説明＞
セルに、まず半角の”=”を入れるのは関数等を使う計算式で有る事の印です。
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2017/03/30
【元に戻す】
通常「編集」の「元に戻す」を実行すれば、
先ほど実行した操作を一つ戻って取り消す事が出来ますが、
複数の操作を元に戻す方法が有ります。
インストールしたての時点で、
既に有る「標準」ツールバーの「元に戻す」ボタンの「▼」部分をクリックします。
この中から、戻したい時点を選べば元に戻す事が出来ます。
このリスト表示された中から選びます。
なお、記録される操作履歴は最高で 16までなので、それ以前の状態に戻す事は出来ません。
もっとも、もっと簡単な方法としては、
「Ctrl」キーと「Z」キーを同時に何度も押す事でも、
逆のぼって操作を取り消す事が出来ます。
また、もし「標準」ツールバーに「戻す」のアイコンがない場合は次の方法で追加します。
１．メニュー「ツール」→「ユーザー設定」を選択します。
２．左のウインドウで「編集」を選ぶと、
コマンドウインドウに元に戻すのアイコンが現れます。
３．そのアイコンをツールバーにドラッグします。
これでツールバーに「元に戻す」ボタンが追加されます。
＜Excel 2007＞
・ 「クイックアクセスツールバー」の(元に戻す)をクリックします。
「Ctrl」キーを押しながら「Z」キーを押す事も出来ます。
・ 一度に複数の操作を元に戻すには、
「元に戻す」の横に有る矢印をクリックし、リストから元に戻す操作を選択します。
次に、リスト自体をクリックします。
・ セルや数式バーに入力した内容を、
「Enter」キーを押す前に取り消すには「Esc」キーを押します。
＜Excel 2013/2016＞
画面左上のクイックアクセスツールバーから「元に戻す」をクリックします。
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2017/03/29
【乗数を表示する】
英文で入力する事も出来ますが ・・・・。
専門のフォントを使う事が出来ます。
立法メートルや平方メートルのような単位を表示させる事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．セルに「ｍ3」と入力後「3」部分のみ範囲選択します。
２．メニュー「書式」→「セル」をクリックします。
３．「セルの書式設定」画面で「フォント」タブを開き、
「文字飾り」欄の「上付き」にチェックをつけ「OK」ボタンをクリックします。
ただし、例えは平米であれば、平米といれて変換するとしっかり「ｍ２」になります。
参考までに、この手の変換は、
他にリットル、電話、印などで変換すると、それに相当する記号に変換する事が出来ます。
ただし、これらは機種依存文字になりますので、一般に配布する場合は注意が必要です。
例えば Machintoshのパソコンなどの場合です。
＜Excel 2013/2016＞
リボン「ホーム」タブ → フォントグループ
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2017/03/28
【ファイルにパスワード付で保存する ＜office共通＞ 】
ファイルにパスワードを付けて保存する事が出来ます。
誰でも見られては困る書類があると思います。
エクセルファイルもパスワードを付ける事が出来ます。
パスワードが分からないと閲覧や編集ができ無い為、
他の人に見せたくない書類を配布したり、メールで送信してしまっても、
内容が漏れる心配が有りませんので安心して配布できます。
使い方は次の通りです。
１．ファイルを保存する際に「名前を付けて保存」を選びます。
２．「名前を付けて保存」ダイアログが開いたら、
「ツール」→「全般オプション」を選びます。
３．「セキュリティ」ダイアログが開くので、
「読み取り」と「書き込み」パスワードをそれぞれ設定します。
４．パスワードの確認ダイアログが開きます。
先ほど、ダイアログに入力したパスワードをもう一度入力します。
「OK」をクリックするとパスワード付きのファイルが保存できます。
５．ファイルを開こうとすると、このダイアログが現れてパスワードの入力が要求されます。
パスワードを正しく入力しなければファイルを開く事が出来ません。
＜Excel 2007＞
１．(Officeボタン)をクリックし「名前を付けて保存」をクリックします。
２．「ツール」の「全般オプション」をクリックします。
３．次のいずれか、または両方の操作を行います。
・ 校閲者がパスワードを入力しないとブックを表示できないようにするには、
「読み取りパスワード」ボックスにパスワードを入力します。
・ 校閲者がパスワードを入力しないとブックに変更を保存出来無いようにするには、
「書き込みパスワード」ボックスにパスワードを入力します。
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2017/03/27
【セルに分数を入力する】
エクセルで分数を入力しようと思って「１／３」と入力した場合、
これを日付と判断し「１月３日」と表示されてしまいます。
分数を表示するには、次の手順で操作します。
１．分数表示にするセル(セル範囲)を選択し、
メニューバー「書式」→「セル」をクリックします。
右クリックで「セルの書式設定」を選択しても「OK」。
２．「セルの書式設定」画面で「表示形式」タブを開き、
次の設定を行った後「OK」ボタンをクリックします。
「分類」欄 ・・・「分数」を選択。
「種類」欄 ・・・ 任意の表示形式を選択。
３. 分数の前に「0」とスペース(半角)を付けて入力すると分数表示されます。
例：「0 1/3」→「1/3」
最新のエクセルでは、
「0 1/3」と入れるだけで自動的に書式も分数になるバージョンも有ります。
とても簡単ですので活用ください。
手元のエクセル2002 だと出来ました。
半角で 0スペース 1/3です。
＜Excel 2007＞
ホーム → セル → 書式 → セルの書式
＜Excel 2010＞
「挿入」タブ →「数式」
＜Excel 2013＞
「挿入」タブ →「数式」
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2017/03/25
【Officeのショートカットバーを表示する】
Windowsのタスクバーとは別に、
Microsoft Officeをインストールすると Officeのショートカットバー、
(Excel/Wordおよびその他のアプリケーションのショートカットボタンを設置できる)を、
Windowsのデスクトップに次の方法で配置する事が出来ます。
普通 Officeをインストールした直後は画面に有るはずですが、
なんらかの理由で消えてしまった場合は次の方法で再表示する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．「スタート」→「プログラム」→「Microsoftツール」
→「MicrosoftOffice」ツールバーをクリックします。
２．今後、ツールバーを表示するにチェックを入れます。
なお、そのツールバーの任意の場所で、
右クリック →「ユーザー設定」でいろいろ、そのツールバーの設定をする事が出来ます。
デスクトップにショートカットを貼り付けるより、
このバーに貼り付けると Windowsのタスクバー同様に自動的に隠す事が出来るので便利です。
なお、設置したけど邪魔だ、なくしたいという場合は、
Officeショートカットバーを右クリック、
→「Microsoftショートカットバーの終了」をクリックします。
これで、このショートカットバーは出てきません。
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2017/03/23
【応答しないアプリケーションを回復する】
エクセルに限らずどの Microsoft Officeでも使えますが、
この方法で、エクセルが調子悪い時に修復できる可能性が有ります。
方法は次の通りです。
１．Windowsの「スタート」ボタンをクリックし「プログラム」をポイント。
２．「MicrosoftOfficeツール」をポイントして、
「MicrosoftOfficeアプリケーションの回復」をクリック。
３．「アプリケーション」ボックスで、
応答していないアプリケーションまたは文書をクリックします。
４．作業中のファイルを回復するには「アプリケーションの回復」をクリックします。
５．アプリケーションを閉じるには「アプリケーションの終了」をクリックします。
Microsoftに送ったエラー情報は新製品での問題回避に活かされるとの事です。
「エラー報告を送信する」または「送信しない」のどちらかをクリックしてください。
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2017/03/21
【グラフの数値軸目盛を変更する】
軸の目盛の値、値の間隔、他の軸との交点などは目盛によって決まります。
軸の書式を変更する前に変更する軸を表示します。
方法は次の通りです。
１．グラフがワークシートに埋め込まれている場合はグラフをダブルクリックします。
(ちょうど目盛のところをクリックするようになっているバージョンも有ります)
グラフシートの場合は、グラフシートのシート見出しをクリックします。
(グラフの外枠を右クリックするバージョンも有ります)
２．数値軸をダブルクリックします。
３．「目盛」タブをクリックします。
４．必要なオプションを設定します。
＜Excel 2013＞
目盛間隔を変更するには軸を右クリックして「軸の書式設定」をクリック
【グラフで予測する】 ＜NEW 2012＞
近似曲線の追加データを元に今後の将来性を予測する事が出来ます。
近似曲線をグラフに追加して表示することができます。
方法は次の通りです。
１．メニュー「グラフ」→「近似曲線の追加」をクリック。
２．「近似曲線の追加」ダイアログ →「種類」タブで近似曲線を選択。
３．「近似曲線の追加」ダイアログ →「OK」ボタンをクリック。
なお「オプション」タブを開くとさらに細かい設定が可能です。
＜Excel 2013＞
グラフのバーなどを右クリックし「近似曲線の追加」をクリック
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2017/03/20
【音声読み上げ機能を使う】
Excel2002から、
ワークシートのデータをパソコンが読み上げてくれる便利な機能が搭載されました。
たった一人でシートを校正する場合には便利かも知れません。
数字も日本語もローマ字も一応読んでくれます。
日本語の読みは 100％正しくは読んでくれませんが数字は間違いなく読んでくれます。
この機能を使うには次の手順に従います。
１．「ツール」から「音声」→「読み上げツールバーの表示」をクリックし、
「読み上げ」ツールバーを表示させます。
２．ツールバーは、左から「セルの読み上げ」「読み上げの停止」「行ごと」「列ごと」、
「Enterキーを押した時に読み上げる」のコマンドが配置されています。
３．データを読み上げるセル範囲を選択し読み上げ方向を決めます。
方向は横方向(行ごと)と、縦方向(列ごと)が有るので選択します。
４．「セルの読み上げ」をクリックすれば指定した通り読み上げてくれます。
なお、作業中に入力したデータをそのつど読み上げさせる事も可能です。
「Enterキーを押した時に読み上げる」をクリックして置けば、
データ入力をし「Enter」キーを押すと、そのセルに入力したデータが読み上げられます。
＜Excel 2013＞
クイックアクセスツールバーに、
読み上げ機能と読み上げの停止の 2つのコマンドを登録。
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2017/03/19
【グラフの表示形式を変更する】
１．グラフがワークシートに埋め込まれている場合はグラフをダブルクリックします。
グラフシートの場合は、グラフシートのシート見出しをクリックします。
(グラフの外枠を右クリックするバージョンも有ります)
２．目盛と目盛ラベルの書式を設定するには軸をダブルクリックします。
同じ系列のデータラベルの書式を一括して設定するには、
データ ラベルをダブルクリックします。
1つのデータ ラベルの書式を設定するには、
データラベルをクリックして同じ系列のデータラベルを選択し、
もう一度クリックして目的のデータラベルを選択し、
選択したデータラベルをダブルクリックします。
近似曲線ラベルの書式を設定するには近似曲線ラベルをダブルクリックします。
３．「表示形式」タブをクリックします。
４．必要なオプションを設定します。
グラフで値を変更すると、
グラフとワークシートの間のリンクの設定が解除される事が有ります。
リンクを設定し直すには、
「シートとリンクする」チェックボックスを「オン」にします。
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2017/03/17
【グラフの種類を変更する】
2-Dグラフでは、
データ系列、グラフ種類グループまたはグラフ全体のグラフの種類を変更できます。
3-Dグラフでは、グラフ全体のグラフの種類だけを変更できます。
方法は次の通りです。
１．グラフがワークシートに埋め込まれている場合はグラフをダブルクリックします。
グラフシートの場合は、グラフシートのシート見出しをクリックします。
(グラフの外枠を右クリックするバージョンも有ります。
グラフにマウスポインタを置いて、右クリックすれば、よいバージョンもあります)
２．データ系列のグラフの種類を変更するにはデータ系列を選択します。
グラフ種類グループやグラフ全体のグラフの種類を変更する場合は、
データ系列を選択する必要は有りません。
３．「書式」メニューの「グラフの種類」をクリックします。
４．「変更の対象」の変更する対象を選択します。
５．「表示」の「2-D」または「3-D」をクリックします。
６．目的のグラフの種類をクリックします。
なお 3Dグラフは見る角度も調整できます。
角度をかえると分かりやすいグラフになる場合も有ります。
＜Excel 2013/2016＞
リボン「挿入」タブ →「グラフ」グループ →「おすすめグラフ」
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2017/03/15
【グラフを保護する】
他の人に配布するとか、
グラフを変更されたくない場合は変更禁止にする事が出来ます。
「ツール」メニューの「保護」コマンドを使うと、グラフを変更されないように出来ます。
埋め込みグラフの場合は、
ワークシートの他のオブジェクトと同じ方法で保護します。
グラフシートの場合は、
グラフシートだけまたはブック全体を保護します。
保護を解除するには、
グラフを保護した時に設定したパスワードが必要になってきます。
会議で配布されたグラフなどで編集できない場合が有りますが、
このように、グラフの編集ができない場合はグラフが保護されている事が考えられます。
【セルの背景に影を付ける】 ＜NEW 2012＞
選択した範囲のセルに影を付ける事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．メニューの「表示」→「ツールバー」→「図形描画」をクリックして、
「図形描画」のツールバーを表示します。
２．影を付けたいセルの範囲をマウスでドラッグして選択します。
３．「図形描画」ツールバーの「影付きスタイル」ボタンをクリックします。
４．表示されたリストから好みの影をクリックしてください。
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2017/03/13
【隣接しない複数のセル範囲を選択してグラフを作成する】
隣接しない離れ離れの複数のセル範囲のデータからグラフを作成できます。
複数のセル範囲のデータを合わせた時に全体が四角形になるようにします。
方法は次の通りです。
１．グラフにプロットする項目やデータ系列が入力された最初のセル範囲を選択します。
２．「Ctrl」キーを押しながら追加するセル範囲を選択します。
３．「挿入」メニューの「グラフ」をポイントし、
「埋め込みグラフ」または「新規グラフ シート」をクリックします。
”「Ctrl」キーを押しながら”がポイントです。
ドラッグしたり「Shift」キーを押しながらの場合は連続したセルや行や列です。
＜Excel 2007＞
挿入 → グラフ
＜Excel 2013/2016＞
リボン「挿入」タブ →「グラフ」グループ
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2017/03/12
【複数のセルに同じデータを入力】
よく、エクセルのシートの複数のセルに同じデータを入力する事が有ります。
例えば、住所で県名など連続していればコピーで事足りますが、
離れたセルにある場合はコピーするのもいささか煩雑です。
そこで、複数のセルに同じデータを入力する方法をご紹介します。
Excelのワークシートでは「Ctrl」キーを押しながらクリックしていくと、
離れた位置にあるセルを複数選択できます。
その状態で文字を入力すると最後に選択したセルだけに入力されますが、
選択したすべてのセルに同じデータを入力したい場合は以下の手順で行います。
１．「Ctrl」キーを押しながらクリックして入力したいセルを選択します。
２．この状態で文字を入力して「Enter」キーを押すと、
最後に選択したセルだけに文字が入力されます。
３．複数のセルを選択した状態で文字を入力し、
「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押すと、
選択したすべてのセルに文字が入力されます。
＜Excel 2013/2016＞
同 上
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2017/03/10
【グラフシートの表示方法を変更する】
グラフシートをウィンドウのサイズに合わせると、
グラフはウィンドウ全体に表示されます。
ウィンドウ全体に表示すると任意に倍率を変更でき無くなりますが、
グラフの内容は確認しやすくなります。
グラフのサイズをウィンドウに関係なく変更するには、
「表示」メニューの「ズーム」コマンドを使います。
グラフを印刷する時のレイアウトも確認できます。
方法は次の通りです。
１．グラフシートのシート見出しをクリックします。
２．「表示」メニューの「ウィンドウに合わせてサイズ変更」をクリックします。
意外とお使いになって無いのではないかと思います。
かなり大きくなって見やすくなります。
なお、全画面表示とは意味が違います。
＜Excel 203＞
書式タブなど
【ファンクションキーを使ったショートカット ３】 ＜NEW 2012＞
＜Alt＋Shift＋ファンクションキーの組合せ＞
・ 「Alt」＋「Shift」＋「F1」
→ 新規ワークシートを追加する。
・ 「Alt」＋「Shift」＋「F2」
→ 上書き保存する。
・ 「Alt」＋「Shift」＋「F4」
→ エクセルを終了する。
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2017/03/09
【ワークシートにグラフを埋め込む】
ワークシート内にグラフを埋め込んで表とグラフが同時に見えるようにします。
方法は次の通りです。
１．グラフを作成するデータや文字列が入力された行や列を選択します。
２．ワークシートでグラフの位置やサイズを設定するには、
設定する場所をマウスポインタでドラッグ、
(マウスのボタンを押したまま選びたいセルの上を引っ張っていく)します。
３．「メニューの挿入」→「グラフ」を選択します。
４．グラフウィザードの指示に従います。
基本的には、上記要領で簡単にグラフは作成できますが、
エクセルのバージョンによって、特にグラフ作成は若干操作方法が異なっております。
同じページにオブジェクトとしてグラフを作る場合と、
別シートにグラフ専用シートをつくる事も可能です。
正方形のグラフを作成するには、
十字にグラフの絵が付いた形のポインタでドラッグする場合、
→ 「Shift」キーを押しながらドラッグします。
＜Excel 2007＞
挿入 → グラフ
＜Excel 2010＞
挿入 → グラフ
＜Excel 2013/2016＞
「挿入」タブ →「グラフ」グループ →「おすすめグラフ」
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2017/03/08
【クリップアートを使う ＜office共通＞ 】
Office Onlineで、クリップアートをネットを通じてダウンロードして利用すれば、
クリップアートを世界中から利用する事が出来ます。
外国の Office Onlineを探してみると国内以上に豊富なイラストを利用する事が出来ます。
１．作業ウィンドウの「Microsoft Office Onlineに接続する」をクリックします。
２．Microsoft Office Onlineのインターネットのページが開いたら、
「ワールドワイド」→「Officeワールドワイド」をクリックします。
３．例えば「米国」をクリックします。
４．アメリカの Office Onlineに繋がります。
左側のメニューより「Clip Art and Media」をクリックします。
５．クリップアートのページが開いたら探したいコンテンツの種類を選びます。
６．探したいクリップ アートの種類を英単語で入力して検索します。
７．クリップ アートが表示されたら、
そのクリップアートを使用するには使用許諾に同意しなければなりません。
使用したいクリップアートにチェックを入れます。
８．左側のメニューに Download 1 itemが表示されますので、クリックします。
９．使用許諾の内容を確認して同意します。
１０．使用許諾に同意すれば、
そのまま画面にドラッグ＆ドロップして利用する事が出来ます。
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2017/03/07
【グラフを作成する】
グラフをワークシートのデータの隣に表示するには、
ワークシートに埋め込みグラフを作成します。
グラフをブック内の他のシートに表示するにはグラフシートを作成します。
埋め込みグラフおよびグラフ シートは、
グラフを作成する元になるワークシートのデータ範囲との間にリンクを設定され、
ワークシートのデータを変更すると自動的に更新されます。
隣接しない複数のセル範囲のデータからもグラフを作成できます。
複数のセル範囲のデータを合わせた時に全体が四角形になるようにします。
また、ビボットテーブルからもグラフを作成できます。
グラフシートを素早く作成するには、
項目名やデータ系列名を含めてグラフにプロットするデータを選択し「F11」キーを押します。
あっという間にグラフが出来てとても便利です。
選択したデータからグラフを自動的に作成できない場合はグラフウィザードが起動します。
選択範囲を作成するのは「Shift」キーを押しながら任意のセルを選んで生きます。
離れたセルを選択する場合は「Ctrl」キーを押しながら選びます。
＜Excel 2007＞
挿入 → グラフ
＜Excel 2013/2016＞
リボン「挿入」タブ →「グラフ」グループ →「おすすめグラフ」
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2017/03/06
【ショートカットを使ってセルを削除する】
セル内の文字や書式だけで無く、セルそのものを削除する事が出来ます。
例えば、一覧表から特定のセルの情報を削除する場合、
セル内のデータだけを削除すると空白のセルが残ってしまいますが、
セルそのものを削除すると周囲のセルが移動してその空白が埋められます。
キーボードを使って、ワークシートからセルそのものを削除する方法をご紹介します。
方法は次の通りです。
・ 「Ctrl」 キーを押しながら「-」(マイナス記号)キーを押します。
セルを削除して出来た空白を埋めるように周囲のセルが移動します。
「Delete」キーや「BackSpace」キーを使った操作とは結果が違ってきます。
「Delete」キーや「BackSpace」キーを押すと、
セルの内容が削除されるだけで、セルそのものは削除されません。
セルが残ってしまって邪魔になる場合は上記で削除します。
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2017/03/05
【ワークシート内の数式の同じセル参照に同じ名前を貼り付ける】
方法は次の通りです。
１．「挿入」メニューの「名前」をポイントし「引用」をクリックします。
２．「名前」ボックスの引用する名前をクリックします。
メニューにも入ってますが意外と使われて無いと思います。
up
2017/03/03
【セル範囲に名前を付ける】
セルに名前をつけるのは、
一つのセルだけでなく複数のセル、セル範囲にも名前をつける事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．名前を指定するセル、セル範囲または隣接しないセル範囲を選択します。
２．数式バーの左横に有る「名前ボックス」をクリックします。
３．名前を入力します。
４．「Enter」キーを押します。
セル範囲は連続した範囲でなくても離れた範囲でも可能です。
【オブジェクトを印刷しない】 ＜NEW 2012＞
シートに配置したテキストボックスや画像などのオブジェクトを印刷しないようにする方法です。
方法は次の通りです。
１．印刷しないオブジェクトを右クリックします。
２．表示されたリストから「テキストボックスの書式設定」をクリックします。
(テキストボックスの場合)
３．設定画面の「オプション」タブを開きます。
４．「オブジェクトを印刷する」のチェックを外します。
５．「OK」ボタンを押して完了です。
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2017/03/01
【数式や定数に名前を付ける】
数式や定数は同じようなものばかりで、
区別しにくく、分かりづらく紛らわしいので名前をつけてミスを防止する事が出来ます。
方法は次の通りです。
１．「挿入」メニューの「名前」をポイントし「定義」をクリックする。
２．数式や定数(利率などの固定値)に名前を指定できます。
数式や値に"売上高"、"利益"など、
その内容を表す名前を指定すると、ブック内で効率的に数式や値を使用できます。
３．複雑な数式を作成する時も名前を付けた短い数式で構成すると簡単に指定できます。
数式バーの左側に名前が表示されます。
合計等は一目瞭然ですが、複雑な数式の場合つけていると便利です。
＜Excel 2007＞
数式 → 名前の管理
＜Excel 2013/2016＞
リボン「数式」タブ →「定義された名前」→「選択範囲から作成」
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